কীভাবে অ্যাকাউন্টগুলি প্রদানযোগ্য সিস্টেম সেটআপ করবেন

একটি অ্যাকাউন্টে প্রদেয় ব্যবস্থাটি একটি ব্যবসায়ের বিলগুলিকে একটি সংগঠিত পদ্ধতিতে প্রদান করে। এই ব্যবস্থার লক্ষ্যগুলি হ'ল সময়মত পেমেন্ট করা এবং সঠিক সরবরাহকারীদের সঠিক পরিমাণ প্রদান করা। এই ধরণের সিস্টেম সেট আপ করতে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে:

  1. সফ্টওয়্যার নির্বাচন করুন। অফ-শেল্ফ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজ কিনুন যাতে অ্যাকাউন্টগুলি প্রদানযোগ্য মডিউল থাকে। প্রতিটি সরবরাহকারীর জন্য প্রমিত অর্থ প্রদানের তথ্য সেটআপ করার ক্ষমতা, স্পট ডুপ্লিকেট চালানগুলি, প্রারম্ভিক পেমেন্ট ছাড়ের সুবিধা গ্রহণ এবং বৈদ্যুতিন অর্থ প্রদানের মতো স্ট্যান্ডার্ড বৈশিষ্ট্যগুলির সন্ধান করুন।

  2. সরবরাহকারী সেট আপ করুন। সফটওয়্যারটির নাম, ঠিকানা, অর্থ প্রদানের শর্তাদি এবং প্রতিটি সরবরাহকারীর জন্য প্রযোজ্য ডিফল্ট জেনারেল অ্যাকাউন্টার ব্যয় অ্যাকাউন্টগুলিতে ভেন্ডর মাস্টার ফাইলে প্রবেশ করুন।

  3. চালান প্রবেশ করুন। অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য সিস্টেমে প্রতিটি চালান প্রবেশ করুন। এটি করার মধ্যে চালানের তারিখ (প্রাপ্তির তারিখ নয়) এবং প্রদানযোগ্য পরিমাণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

  4. চালান অনুমোদিত করুন। পরিচালকদের প্রতিটি সরবরাহকারীর চালান আসার সাথে সাথে স্বতন্ত্রভাবে অনুমোদনের জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করুন বা নেতিবাচক অনুমোদনগুলি ব্যবহার করুন, যেখানে পরিচালকদের যদি অর্থ প্রদানের অনুমোদন না হয় তবে কেবল পরিশোধযোগ্য কর্মীদের অবহিত করতে হবে। অনুমোদনের স্থিতি ট্র্যাক করার জন্য একটি ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে সিস্টেমে সংহত করা যেতে পারে।

  5. তফসিল পেমেন্ট। সফ্টওয়্যার থেকে অর্থ প্রদানের জন্য প্রযোজ্য সমস্ত চালানের তালিকা প্রিন্ট করার জন্য একটি পরীক্ষা চালান এবং যাচাই করে নিন যে প্রতিবেদনে এমন সমস্ত চালান অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা নির্বাচিত তারিখের মধ্যে দেওয়া উচিত।

  6. একটি চেক রান পরীক্ষা করুন। সমস্ত অনুমোদিত অর্থপ্রদানের সফ্টওয়্যারটিতে চেক অফ করুন এবং এই চালানের জন্য অর্থ প্রদানের জন্য চেকগুলির একটি ব্যাচ মুদ্রণ করুন। নিশ্চিত হয়ে নিন যে সিস্টেমটি কেবল নির্বাচিত হওয়া চেকগুলি প্রদান করছে।

  7. সাইন চেক। একজন ব্যক্তিকে প্রাথমিক চেক স্বাক্ষরকারী হিসাবে চিহ্নিত করুন, পাশাপাশি অন্য একজনকে ব্যাকআপ চেক স্বাক্ষর হিসাবে মনোনীত করুন। প্রতিটি চেকের সাথে সংযুক্ত ব্যাকআপ ডকুমেন্টেশন পরীক্ষা করার জন্য এই লোকগুলিকে তাদের কর্তব্য সম্পর্কে অবহিত করুন।

পূর্ববর্তী পদক্ষেপগুলি কীভাবে কোনও অ্যাকাউন্টে প্রদেয় সিস্টেমের মাধ্যমে প্রদেয় প্রক্রিয়াকরণ করা যায় সে সম্পর্কিত জড়িত মৌলিক ক্রিয়াকলাপগুলি কভার করে। নিম্নলিখিত অতিরিক্ত আইটেমগুলি এতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে:

  • থ্রি ওয়ে ম্যাচিং। কোম্পানির সাথে সম্পর্কিত ক্রয় আদেশ এবং যে কোনও নথি প্রাপ্তির নথিগুলিতে একটি প্রদেয় ক্লার্ক মিল সরবরাহকারী সরবরাহকারী চালান থাকা প্রয়োজন হতে পারে। এই ব্যবসাটি কেবলমাত্র সঠিকভাবে অনুমোদিত এবং প্রাপ্ত আইটেমের জন্য অর্থ প্রদান করে তা এই মেলানোর প্রয়োজন হতে পারে।

  • ব্যয়ের রিপোর্ট। এমন একটি সিস্টেম সেটআপ করুন যার জন্য কর্মীদের ব্যয় রিপোর্ট ফর্ম জমা দেওয়ার প্রয়োজন হয়, যার সাথে তারা কিনে নেওয়া কোনও আইটেমের জন্য প্রাপ্তি সংযুক্ত থাকে। এই ব্যবস্থায় ট্র্যাভেল পলিসিগুলির একটি সেট অন্তর্ভুক্ত হতে পারে যা পরিচালনা করতে ব্যয়গুলি পুনরায় প্রদান করা হবে।

  • ক্রয় কার্ড। এমন একটি সিস্টেম স্থাপন করুন যার অধীনে কর্মচারীদের বাছাই করতে সংস্থার কার্ড জারি করা হবে, যারা কোম্পানির পক্ষ থেকে কার্ড দিয়ে কেনাকাটা করার জন্য অনুমোদিত। ত্রুটিগুলির জন্য কার্ডের বিবৃতি পর্যালোচনা করার জন্য এবং পেমেন্ট প্রসেসিংয়ের জন্য প্রদেয় কর্মীদের কাছে সম্পূর্ণ পর্যালোচিত বিবৃতি জমা দেওয়ার পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করুন।

অতিরিক্ত পরিশোধের ঝুঁকি হ্রাস করতে, পরিশোধযোগ্য ব্যবস্থায় নিয়ন্ত্রণের একটি সংযোজন যুক্ত করাও প্রয়োজন।