অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য নিয়ন্ত্রণগুলি
গ্রাহক চালানের প্রাথমিক তৈরির সাথে অ্যাকাউন্টে প্রাপ্ত অ্যাকাউন্টগুলির নিয়ন্ত্রণগুলি সত্যই শুরু হয়, যেহেতু এই কী সম্পত্তির উপর নিয়ন্ত্রণের একটি বিস্তৃত সেট স্থাপনের আগে আপনাকে গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলি তৈরির সময় আপনাকে বেশ কয়েকটি সমস্যা হ্রাস করতে হবে। এরপরে নিয়ন্ত্রণগুলি গ্রাহকদের কাছ থেকে প্রদেয় অর্থ প্রদান বা memণ মেমো তৈরির মাধ্যমে গ্রহনযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলির যথাযথ রক্ষণাবেক্ষণ এবং তাদের নির্মূলকরণকে বিস্তৃত করে। বিবেচনা করার জন্য মূল নিয়ন্ত্রণগুলি হ'ল:
- চালানের আগে ক্রেডিট অনুমোদনের প্রয়োজন। যদি কোনও ক্রেডিট খারাপ ক্রেডিট রেটিং সহ কোনও গ্রাহকের কাছে প্রেরণ করা হয় তবে আপনার গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলি সংগ্রহ করতে সমস্যা হবে। সুতরাং, নির্দিষ্ট ডলারের পরিমাণের চেয়ে সমস্ত বিক্রয় আদেশে creditণ বিভাগের স্বাক্ষরিত অনুমোদনের প্রয়োজন।
- চুক্তির শর্তাদি যাচাই করুন। যদি অস্বাভাবিক অর্থপ্রদানের শর্তাদি থাকে তবে একটি চালান তৈরি করার আগে সেগুলি যাচাই করুন। অন্যথায়, গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলিতে গ্রাহকরা প্রদান করতে অস্বীকার করে এমন চালানগুলি থাকবে।
- প্রুফ্রেড চালান। যদি একটি বড় ডলারের পরিমাণের জন্য একটি চালানে কোনও ত্রুটি থাকে তবে গ্রাহক আপনার পরিশোধিত চালান না দেওয়া পর্যন্ত অর্থ প্রদানের বিষয়টি ধরে রাখতে পারে। এই সমস্যাটি কমাতে বৃহত চালানের প্রুফরিডিংয়ের প্রয়োজন বিবেচনা করুন।
- ক্রেডিট মেমো অনুমোদিত করুন। আগত গ্রাহকদের অর্থপ্রদানের অ্যাক্সেস থাকা লোকেরা আগত নগদকে বাধা দিতে পারে এবং তারপরে তাদের ট্র্যাকগুলি কভার করার জন্য একটি ক্রেডিট মেমো তৈরি করতে পারে। এই সমস্যা প্রতিরোধের একটি পদক্ষেপ হ'ল ক্রেডিট মেমোগুলির জন্য কোনও পরিচালকের আনুষ্ঠানিক অনুমোদনের প্রয়োজন হয়, যা পরবর্তী সময়ে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা কর্মীদের দ্বারা যাচাই করা হয়। এই নিয়ন্ত্রণকে চূড়ান্তভাবে গ্রহণ করবেন না এবং অত্যন্ত ক্ষুদ্র creditণ মেমোগুলির অনুমোদনের প্রয়োজন হবে - অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের অনুমোদনের ছাড়াই ছোটগুলি তৈরি করার অনুমতি দিন, কেবলমাত্র অবশিষ্ট অবশিষ্ট অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সগুলি পরিষ্কার করতে।
- বিলিং সফটওয়্যারটিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন। যেমনটি উল্লেখ করা হয়েছে, কেউ গ্রাহকদের কাছ থেকে আগত পেমেন্টগুলিতে বাধা দিতে পারে এবং ক্রেডিট মেমো দিয়ে চুরিটি আড়াল করতে পারে। ক্রেডিট মেমোগুলির অবৈধ প্রজন্ম রোধ করতে আপনার বিলিং সফটওয়্যারটির পাসওয়ার্ড-সুরক্ষা করা উচিত।
- পৃথক দায়িত্ব। যেমনটি উল্লেখ করা হয়েছে, কেউই আগত গ্রাহকদের অর্থ প্রদান করতে এবং ক্রেডিট মেমো তৈরি করতে সক্ষম হবেন না, না হলে তারা অর্থ গ্রহণ করতে এবং ক্রেডিট মেমো দিয়ে তাদের ট্র্যাকগুলি coverেকে রাখতে সক্ষম হবে। অতএব, এই কাজগুলি বিভিন্ন লোককে অর্পণ করুন।
- অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য জার্নাল এন্ট্রি পর্যালোচনা করুন। অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য লেনদেনগুলি প্রায়শই অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটিতে বিক্রয় জার্নালে যায় যা তার নিজস্ব অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি তৈরি করে। সুতরাং, গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলিতে ম্যানুয়াল জার্নাল এন্ট্রি প্রায় কখনও হওয়া উচিত নয়। আপনার এন্ট্রিগুলি সাবধানতার সাথে তদন্ত করা উচিত।
- অডিট চালানের প্যাকেটগুলি। চালানের কাজ শেষ হওয়ার পরে ফাইলটিতে একটি প্যাকেট থাকা উচিত যা বিক্রয় ক্রম, creditণ অনুমোদনের, বিলিংয়ের বিল এবং একটি চালানের অনুলিপি ধারণ করে। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা কর্মীদের এই প্যাকেটগুলির একটি নির্বাচন পর্যালোচনা করা উচিত যাচাইয়ের জন্য যে বিলিং ক্লার্ক সমর্থনকারী সমস্ত কাগজপত্র যথাযথভাবে পর্যালোচনা করেছেন এবং সঠিকভাবে একটি চালান উত্পন্ন করেছেন।
- শিপিং লগের সাথে বিলিংয়ের মিল করুন। এটা সম্ভব যে আইটেমগুলি সংশ্লিষ্ট চালান ছাড়াই পাঠানো হবে বা বিপরীতে। এই পরিস্থিতিগুলি সনাক্ত করতে, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা কর্মীদের শিপিং লগের সাথে বিলিংয়ের তুলনা করুন এবং কোনও পার্থক্য অনুসন্ধান করুন।
- নগদ প্রাপ্তিগুলির আবেদন নিরীক্ষণ করুন। অ্যাকাউন্টিং কর্মীরা ভুল চালান চালানোর জন্য নগদ প্রাপ্তিগুলি ভুলভাবে প্রয়োগ করতে পারে, সম্ভবত সঠিক গ্রাহকদের অ্যাকাউন্টে এগুলি প্রয়োগ নাও করে। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ কর্মীদের যথাযথ নগদ আবেদন যাচাই করতে গ্রাহক চালানে নগদ প্রাপ্তিগুলির একটি নির্বাচন পর্যায়ক্রমে সনাক্ত করুন।
এই আইটেমগুলি গ্রহণযোগ্য নিয়ন্ত্রণগুলি বুনিয়াদি অ্যাকাউন্টগুলি গঠন করে। বিশেষায়িত গ্রহণযোগ্য সিস্টেম সহ একটি সংস্থার অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণগুলি প্রয়োগ করতে হতে পারে, বা এখানে তালিকাভুক্ত কিছু আইটেমের প্রয়োজন নাও লাগতে পারে।
