বিলিং পদ্ধতি
নিম্নলিখিত বিলিং পদ্ধতিতে বিলিং প্রক্রিয়াটিতে তিনটি কার্য সম্বোধন করা হয়, যার মধ্যে একটি চালান তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা, চালান তৈরি করা এবং গ্রাহকদের এগুলি জড়িত।
বিলিংয়ের তথ্য পর্যালোচনা করুন (বিলিং ক্লার্ক)
- কম্পিউটার সিস্টেমে দৈনিক শিপিং লগ অ্যাক্সেস করুন।
- এটি বিলিংয়ের জন্য প্রস্তুত কিনা তা নিশ্চিত করতে প্রতিটি চালানের জন্য বিশদ স্ক্যান করুন। যদি তা হয় তবে রেকর্ডকে বিলযোগ্যযোগ্য লেনদেন হিসাবে চিহ্নিত করুন।
- বিলিং মডিউলটি অ্যাক্সেস করুন এবং মুদ্রণ করতে হবে এমন প্রতিটি সম্ভাব্য চালানের জন্য পূর্বরূপ স্ক্রিন কল করুন।
- অর্ডার এন্ট্রি কর্মীদের দ্বারা সমস্ত দাম অনুমোদিত হয়েছে তা যাচাই করুন। যদি তা না হয় তবে সরকারী কর্পোরেট দাম তালিকার বিপরীতে তালিকাভুক্ত দামের সাথে মেলে এবং এই তালিকা থেকে কোনও বৈকল্পিকের জন্য অনুমোদন পাবেন।
- অর্ডার প্রিপেইড হিসাবে চিহ্নিত করা বা গ্রাহক দ্বারা বাছাই করা না হলে, কোনও ফ্রেইট চার্জ যুক্ত করুন।
- গ্রাহকের বিক্রয় করের কোডটি সঠিক কিনা তা যাচাই করুন এবং প্রয়োজনে এটি সামঞ্জস্য করুন।
চালান ব্যাচ মুদ্রণ করুন (বিলিং ক্লার্ক)
- সমস্ত পতাকাঙ্কিত চালান মুদ্রণের জন্য বিলিং সফ্টওয়্যারটিতে বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
- প্রিন্টারে কোম্পানির অফিসিয়াল বিলিং চালান ফর্মটি স্থাপন করুন।
- বিলিং ফর্মগুলি প্রিন্টারে সঠিকভাবে অবস্থান করছে তা নিশ্চিত করতে একটি পরীক্ষা মুদ্রণ চালান।
- পুরো চালান ব্যাচটি মুদ্রণ করুন এবং সেগুলি সঠিকভাবে মুদ্রিত হয়েছে তা যাচাই করুন।
চালান প্রস্তুত এবং প্রেরণ করুন (বিলিং ক্লার্ক)
- যদি চালানগুলি একাধিক অনুলিপিগুলিতে থাকে তবে অনুলিপিগুলি ছড়িয়ে দিন এবং মনোনীত অনুলিপিগুলি ধরে রাখুন।
- খামগুলিতে গ্রাহকদের জন্য মনোনীত চালান সংস্করণ স্টাফ করুন।
- বিলিং খামগুলিতে "ঠিকানা সংশোধন করার অনুরোধ করা হয়েছে" স্ট্যাম্প করুন।
- মেইলিংয়ের জন্য বিলিং খামগুলি মেল ঘরে পৌঁছে দিন।
চালানের অনুলিপি ফাইল (বিলিং ক্লার্ক)
- চালান নম্বর দ্বারা বা গ্রাহকের নাম দ্বারা প্রয়োজন হিসাবে ধরে রাখা চালান অনুলিপি ফাইল করুন।
