নথির উৎস

উত্স নথি হ'ল শারীরিক ভিত্তি যার উপর ব্যবসায়ের লেনদেন রেকর্ড করা হয়। পরবর্তীতে অডিটররা যখন কোনও সংস্থার আর্থিক বিবৃতি পর্যালোচনা করেন এবং লেনদেন ঘটেছিল তা যাচাই করা দরকার হয় তবে উত্স নথিগুলি সাধারণত প্রমাণ হিসাবে ব্যবহারের জন্য ধরে রাখা হয়। এগুলিতে সাধারণত নিম্নলিখিত তথ্য থাকে:

  • ব্যবসায়ের লেনদেনের বর্ণনা

  • লেনদেনের তারিখ

  • একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ

  • একটি অনুমোদিত স্বাক্ষর

অনেকগুলি উত্স নথিতে কোনও অনুমোদনের নির্দেশ দেওয়ার জন্য বা বর্তমান তারিখটি লিখতে হয় বা অন্তর্নিহিত লেনদেন রেকর্ড করতে যে অ্যাকাউন্টগুলি ব্যবহার করা হয় তার জন্য স্ট্যাম্প করা হয়।

একটি উত্স নথি কাগজের নথি হতে হবে না। এটি কোনও বৈদ্যুতিনও হতে পারে, যেমন কোনও কর্মচারীর দ্বারা কাজ করা সময়ের একটি বৈদ্যুতিন রেকর্ড, যেমন একটি স্মার্টফোনের মাধ্যমে কোনও সংস্থার সময় রক্ষণাবেক্ষণ ব্যবস্থায় প্রবেশ করেছিল।

উত্স নথির উদাহরণ এবং তাদের সম্পর্কিত ব্যবসায়িক লেনদেন যা আর্থিক রেকর্ডে প্রদর্শিত হয়, সেগুলি হ'ল:

  • ব্যাংক বিবৃতি। এতে একটি কোম্পানির হাতে নগদ অর্থের ভারসাম্যের বেশ কয়েকটি সামঞ্জস্য রয়েছে যা ব্যাংকের সাথে তার রেকর্ডগুলি সারিবদ্ধ করার জন্য কোম্পানির উল্লেখ করা উচিত।

  • নগদ রেজিস্টার টেপ। এটি নগদ বিক্রয়ের প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে, যা বিক্রয় লেনদেনের রেকর্ডিং সমর্থন করে।

  • ক্রেডিট কার্ডের প্রাপ্তি। ক্ষুদ্র নগদ থেকে অর্থ বিতরণ করার প্রমাণ হিসাবে এটি ব্যবহার করা যেতে পারে।

  • লকবক্স ছবি পরীক্ষা করুন। এই চিত্রগুলি গ্রাহকদের কাছ থেকে নগদ প্রাপ্তি রেকর্ডিং সমর্থন করে।

  • স্লিপ প্যাকিং। এটি কোনও গ্রাহকের কাছে প্রেরিত আইটেমগুলি বর্ণনা করে এবং তাই বিক্রয় লেনদেনের রেকর্ডিং সমর্থন করে।

  • বিক্রয় আদেশ। এই দস্তাবেজটি যখন বিলিং এবং / অথবা প্যাকিং তালিকার বিলের সাথে মিলিত হয় তখন কোনও গ্রাহককে চালিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, যার ফলস্বরূপ বিক্রয় লেনদেন হয়।

  • সরবরাহকারী চালান। এটি এমন একটি উত্স নথি যা সরবরাহকারীকে নগদ, চেক বা বৈদ্যুতিন অর্থ প্রদানের পক্ষে সহায়তা করে। সরবরাহকারী চালান কোনও ব্যয়, ইনভেন্টরি আইটেম বা স্থির সম্পদের রেকর্ডিংয়ে সমর্থন করে।

  • সময় কার্ড। এটি কোনও কর্মীকে বেতন-চেক প্রদান বা ইলেকট্রনিক পেমেন্ট প্রদানকে সমর্থন করে। যদি কর্মীদের সময়গুলি গ্রাহকদের কাছে বিল করা হয়, তবে এটি গ্রাহক চালান তৈরিতে সমর্থন করে।

উদাহরণস্বরূপ, একটি সংস্থা পরামর্শমূলক ব্যবসায় রয়েছে। এটি কর্মচারী টাইমশিটগুলি থেকে ঘন্টা-কাজের তথ্য সংগ্রহ করে, যা গ্রাহক ইনভয়েসে অন্তর্ভুক্ত থাকে যার ফলস্বরূপ বিক্রয় তৈরি হয় এবং গ্রহণযোগ্য লেনদেনের অ্যাকাউন্ট হয়। সুতরাং, এই পরিস্থিতিতে, টাইমশিট বিক্রয় লেনদেনের উত্স নথি।

এমন একাধিক সম্ভাব্য নিয়ন্ত্রণ রয়েছে যা উত্স নথিগুলি কোনও অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয় না এমন ঝুঁকি হ্রাস করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। সর্বাধিক সাধারণ নিয়ন্ত্রণগুলির মধ্যে একটি হ'ল নথিগুলি প্রাক সংখ্যা, যাতে অনুপস্থিত নথিগুলি ট্র্যাক করা সহজ হয়। আর একটি নিয়ন্ত্রণ হ'ল কিছু নথি রেকর্ড করা হয়নি কিনা, বা অ্যাকাউন্টগুলিতে রেকর্ডকৃত কিছু লেনদেনের কোনও সমর্থনকারী উত্স নথি নেই বলে মনে হয় তা সমর্থনকারী উত্স দলিলগুলিতে অ্যাকাউন্টে থাকা ভারসাম্যগুলিকে মিলিয়ে ফেলা।

বিভিন্ন বিধিবিধি হ'ল কিছু উত্স নথি বেশ কয়েক বছর ধরে রাখা উচিত। এই মামলাগুলি বিধিবিধি নির্বিশেষে ধরে রাখা বুদ্ধিমানের কাজ হতে পারে, যদি কেবল মামলা-মোকদ্দমা দেওয়ার ক্ষেত্রে প্রমাণ সরবরাহ করা বা আরও ভাল গ্রাহক পরিষেবা সরবরাহ করা হয়। এই কারণগুলির জন্য, কোনও সংস্থার একটি নথি বিনষ্ট নীতি গ্রহণ করা উচিত যা নির্দিষ্ট সংখ্যক বছর অতিক্রান্ত না হওয়া অবধি ক্রেডিডিং বা উত্স নথিগুলি অপসারণের অন্যান্য ফর্মকে কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করে।