চালানের অনুমোদনের প্রক্রিয়া

অ্যাকাউন্টগুলি প্রদানযোগ্য প্রক্রিয়ায় অনুমোদনগুলি যথাসম্ভব এড়ানো উচিত। চালানকে অনুমোদনের জন্য ম্যানেজারের জন্য অপেক্ষা করার ক্ষেত্রে একটি উল্লেখযোগ্য বাধা জড়িত রয়েছে, তাই যতটা সম্ভব অন্যান্য বিকল্প ব্যবহার করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

  • অনুমোদনের হিসাবে ক্রয় আদেশ ব্যবহার করুন। যদি ক্রয় বিভাগ ইতিমধ্যে ক্রয়ের আদেশ জারি করেছে, তবে ক্রয় অর্ডারে নিজেই একটি চালান দেওয়া যেতে পারে তার যথেষ্ট প্রমাণ থাকতে হবে।

  • স্বল্প পরিমাণে অনুমোদনগুলি বাদ দিন। একটি চৌম্বক চালানের পরিমাণ স্থাপন করুন, যার নীচে অনুমোদনের দরকার নেই।

  • নেতিবাচক অনুমোদন ব্যবহার করুন। এই চালানটিতে কোনও সমস্যা থাকলে কেবল প্রতিক্রিয়া জানাতে নির্দেশিকাগুলির সাথে একজন অনুমোদিতকে একটি চালান কপি প্রেরণ করুন। অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য কর্মীরা ধরে নেবেন যে অন্য সমস্ত চালান ডিফল্টরূপে অনুমোদিত হয়েছে।

  • ব্যক্তিগতভাবে অনুমোদন প্রাপ্ত। যদি অনুমোদন পাওয়ার জন্য একেবারে প্রয়োজনীয় হয়, কোনও অ্যাকাউন্টিং ব্যক্তির হাতে চালানটি হস্তান্তর করুন, অনুমোদকের দ্বারা উত্থাপিত কোনও প্রশ্নের উত্তর দিন এবং স্বাক্ষরিত চালানটি ফিরিয়ে আনুন। এটি করা সময়সাপেক্ষ, তবে নিশ্চিত করে যে সময় মতো চালানগুলি ফিরে আসবে।