উত্স নথি সংজ্ঞা
উত্স নথি হ'ল মূল নথি যা একটি ব্যবসায়ের লেনদেনের বিশদ ধারণ করে। একটি উত্স নথিতে লেনদেন সম্পর্কিত মূল তথ্য যেমন কবে জড়িত পক্ষের নাম, প্রদত্ত পরিমাণ (যদি থাকে), তারিখ এবং লেনদেনের পদার্থ ধারণ করে। উত্স নথিগুলি প্রায়শই একটি অনন্য সংখ্যার সাথে সনাক্ত করা হয়, যাতে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে তাদের পার্থক্য করা যায়। দলিলগুলির প্রাক-নম্বরকরণ বিশেষভাবে কার্যকর, কারণ এটি কোনও সংস্থাকে কোনও নথি অনুপস্থিত কিনা তা তদন্ত করার অনুমতি দেয়।
একবার সোর্স ডকুমেন্টের তথ্য অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে রেকর্ড হয়ে গেলে সোর্স ডকুমেন্টটি সহজে অ্যাক্সেসের জন্য সূচী করা হয় এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়। বিগত বছরের মধ্যে উত্পন্ন নথিগুলি সাধারণভাবে অন সাইটে সাইটে সংরক্ষণ করা হয়, পুরানো নথিগুলি কম ব্যয়বহুল অফ-সাইট স্টোরেজ সুবিধায় সংরক্ষণ করা হয়।
উত্স নথিগুলি নিরীক্ষকদের পক্ষে সমালোচনা করে, যারা এগুলি প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করে যে রেকর্ডকৃত লেনদেনগুলি আসলে ঘটেছে। সংস্থাগুলি তাদের ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে কাজ করার সময় সাধারণত অর্থ প্রদানের বিষয়ে প্রমাণ হিসাবে একটি উত্স নথিও ব্যবহার করে। উত্স নথিগুলির উদাহরণগুলি:
বাতিল করা চেক
চালান রশিদ
আমানত স্লিপ
ব্যয় রিপোর্ট
চালান
পদার্থ প্রয়োজনীয়তা ফর্ম
ক্রয় আদেশ
সময় কার্ড
বিক্রয় প্রাপ্তি
স্পষ্টতামূলক উদ্দেশ্যে, উত্স নথিগুলির বৈদ্যুতিন চিত্রগুলি সাধারণত গ্রহণযোগ্য হয়, যদিও কিছু ক্ষেত্রে কাগজ-ভিত্তিক ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন হতে পারে।
সাধারণত বেশ কয়েক বছর ধরে সোর্স ডকুমেন্টগুলি ধরে রাখা প্রয়োজন। অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবাদি বেতনের সাথে সম্পর্কিত কিছু ধরণের নথির জন্য ধরে রাখার ব্যবধানকে আদেশ দেয়। যদি কোনও নথির জন্য ধরে রাখার সময়কাল সম্পর্কে কোনও প্রশ্ন থাকে তবে একজন জ্ঞানী অ্যাটর্নির সাথে পরামর্শ করুন।
