ব্যয় চক্র

ব্যয় চক্র পণ্য এবং পরিষেবাদি অধিগ্রহণ এবং প্রদানের সাথে সম্পর্কিত ক্রিয়াকলাপগুলির সেট। এই ক্রিয়াকলাপগুলির মধ্যে কী ক্রয় করা দরকার তা নির্ধারণ, ক্রয় ক্রিয়াকলাপ, পণ্য প্রাপ্তি এবং সরবরাহকারীদের অর্থ প্রদানের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ব্যয় চক্রের বেশিরভাগ ইনপুট বিক্রয়চক্র থেকে আসে, যেখানে ক্রম প্রয়োজনীয়তা গ্রাহকের আদেশের পরিমাণ এবং ধরণের দ্বারা পরিচালিত হয়।

ব্যয় চক্রটি বিভিন্ন স্বতন্ত্র উপাদানগুলির সমন্বয়ে গঠিত, যার মধ্যে পণ্য ও পরিষেবাদি অর্জন, সরবরাহকারী নির্বাচন, পণ্য ও পরিষেবার ক্রম, তাদের প্রাপ্তি এবং পরবর্তী অর্থ প্রদানের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সম্পূর্ণ ব্যয় চক্রের নিম্নলিখিত ক্রিয়াকলাপ রয়েছে:

  1. কোন পণ্য এবং পরিষেবাগুলি অর্ডার করা দরকার তা নির্ধারণ করুন। অর্ডার করা বেশিরভাগ পণ্যগুলির উত্পাদন প্রক্রিয়া দ্বারা প্রয়োজন by এটি করার জন্য, সিস্টেমটি নির্ধারিত উত্পাদনের জন্য যে উপাদানগুলি হাতে থাকা প্রয়োজন তা গণনা করে এবং যে পরিমাণ পরিমাণ অধিগ্রহণ করা উচিত তা পৌঁছানোর জন্য হাতছাড়া এবং অপরিশোধিত কাঁচামালগুলি বিয়োগ করে। বিকল্পভাবে, যদি কোনও বিক্রয় বা প্রশাসনিক কার্যক্রমে পণ্য বা পরিষেবাগুলির প্রয়োজন হয়, ব্যবহারকারী তার প্রয়োজনীয়তা বিশদ বিবরণী এবং একটি ক্রয় বিভাগে ফরোয়ার্ড করে এমন একটি রিকোয়েস্টি ফর্ম পূরণ করে।

  2. যখন চলমান উত্পাদনের জন্য পণ্য ক্রয় করা হচ্ছে, সিস্টেম ক্রয়কারী কর্মীদের একটি প্রাথমিক ক্রয় আদেশের সাথে উপস্থাপন করবে, প্রতিটি আইটেম কেনার জন্য ইনভেন্টরি মাস্টার ফাইলে বর্ণিত পছন্দসই সরবরাহকারী ব্যবহার করে। ক্রয় কর্মীরা এই আদেশগুলি পর্যালোচনা করে এবং অনুমোদন করে, যা পরে হয় সরবরাহকারীদের কাছে বৈদ্যুতিনভাবে সরাসরি প্রেরণ করা হয়, বা তাদের মুদ্রিত এবং মেল করা হয়।

  3. যখন অ-মানক পণ্য এবং পরিষেবাদির জন্য অনুরোধ করা হচ্ছে, ক্রয় কর্মীরা সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের তদন্ত করে, সেরাটিকে নির্বাচন করে এবং তাদের ক্রয়ের আদেশ জারি করে।

  4. পণ্যগুলি প্রাপ্ত হওয়ার সাথে সাথে, গ্রহণকারী বিভাগ সিস্টেমে ক্রয় আদেশগুলি অ্যাক্সেস করে এবং প্রাপ্ত পরিমাণগুলিতে প্রবেশ করে।

  5. যখন সরবরাহকারী চালানগুলি প্রাপ্ত হয়, তখন তারা অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য কর্মীদের দ্বারা সিস্টেমে লগইন হয়। সিস্টেমগুলি তখন এই চালানগুলিকে অনুমোদনের ক্রয়ের আদেশের সাথে এবং চালানের অর্থ প্রদান করা যায় কিনা তা নির্ধারণের জন্য তথ্য প্রাপ্তির সাথে তুলনা করে। এই পর্যায়ে উল্লেখযোগ্য পরিমাণে ম্যানুয়াল মিলনের কাজ হতে পারে। ফলাফলটি হল চালানের একটি সেট যা অর্থ প্রদানের জন্য অনুমোদিত হয়েছে।

  6. সিস্টেম প্রতিটি সরবরাহকারীর সাথে পূর্বনির্ধারিত অর্থ প্রদানের শর্তাদি ভিত্তিতে প্রদানের সময়সূচী করে। নির্ধারিত অর্থপ্রদানের তারিখটি উপস্থিত হলে, সিস্টেমটি প্রদানের একটি ব্যাচ প্রক্রিয়া করে, যা হয় হয় বৈদ্যুতিন তহবিল স্থানান্তর বা চেক আকারে।