কিনে খাতা
ক্রয়ের খাত্তর একটি স্বেলেজার যা ক্রয় রেকর্ড করা হয়। ক্রয় খাতা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের ডাটাবেসের অংশ; এটি ক্রয় বিভাগ দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় না। খালিটি কোনও সংস্থা তার সরবরাহকারীদের সাথে যে পরিমাণ অর্থ ব্যয় করে তার একটি রেকর্ড এক জায়গায় আলাদা করার জন্য দরকারী। ক্রয়ের খাতাটি দেখায় যে কোন ক্রয়ের জন্য অর্থ প্রদান করা হয়েছে এবং কোন ক্রয়গুলি বকেয়া রয়েছে। ক্রয়ের খাতায় প্রবেশ করা একটি সাধারণ লেনদেনের অর্থ পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্টটি রেকর্ড করা হবে, তারপরের পরে একটি অর্থ প্রদানের লেনদেন যা প্রদেয় অ্যাকাউন্টটি সরিয়ে দেয়। সুতরাং, যে কোনও সময়ে খাতায় একটি বকেয়া অ্যাকাউন্টে প্রদেয় শোধ করার সম্ভাবনা রয়েছে।
ক্রয়ের পরিমাণ যদি তুলনামূলকভাবে কম হয় তবে ক্রয়ের খাত্তরের প্রয়োজন নেই। পরিবর্তে, এই তথ্যটি সরাসরি সাধারণ খাতায় রেকর্ড করা হয়।
আপনি যদি ক্রয়ের খাতাটির একটি ম্যানুয়াল রেকর্ড বজায় রাখতে চান তবে এটিতে কেবলমাত্র উল্লিখিত চেয়ে যথেষ্ট পরিমাণে বেশি তথ্য থাকতে পারে। একটি ম্যানুয়ালি প্রস্তুত ক্রয়ের খাতায় ডেটা ক্ষেত্রগুলি প্রতিটি লেনদেনের জন্য নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:
ক্রয় তারিখ
সরবরাহকারী কোড (বা নাম)
সরবরাহকারী চালানের নম্বর
ক্রয় ক্রম নম্বর (যদি ব্যবহৃত হয়)
কেনা আইটেমের কোড সনাক্তকরণ (আইটেম মাস্টার কোড বা সরবরাহকারীর রেফারেন্স নম্বর হতে পারে)
পরিমাণ অর্থ প্রদান করা
বিক্রয় কর প্রদান করা হয়েছে
অর্থের পতাকা
ক্রয়ের খাতায় রেকর্ড করা প্রাথমিক নথিটি সরবরাহকারী চালান। এছাড়াও, যদি সরবরাহকারীরা ফেরত পণ্য বা ট্রানজিটে ক্ষতিগ্রস্থ আইটেমগুলির মতো ব্যবসায়ের জন্য backণ ফেরত দেয়, তবে আপনি সরবরাহকারীদের দ্বারা ক্রয় খাতায় জারি করা ক্রেডিট মেমোগুলিও রেকর্ড করুন। একটি ক্রেডিট মেমো একটি ভলিউম ছাড়ের জন্যও জারি করা যেতে পারে, যদিও এই ক্রেডিট সামগ্রিকভাবে বেশ কয়েকটি ক্রয়ের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হতে পারে এবং তাই কোনও পৃথক ক্রয়ের লেনদেনেও এটি চিহ্নিত করা যায় না।
ক্রয় খাত্তরের তথ্য পর্যায়ক্রমে একত্রিত হয় এবং সাধারণ খাতায় একটি অ্যাকাউন্টে পোস্ট করা হয়, যা একটি নিয়ন্ত্রণ অ্যাকাউন্ট হিসাবে পরিচিত। ক্রয় খাত্তরের নিয়ন্ত্রণ অ্যাকাউন্টটি সাধারণ খাত্তরের ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা থেকে শুরু করে বিপুল পরিমাণে তথ্য যা সাধারণত ক্রয় খাতায় সংরক্ষণ করা হয়। পোস্ট করার সাথে সাথেই, কন্ট্রোল অ্যাকাউন্টে থাকা ভারসাম্যটি ক্রয়ের খাতায় থাকা ব্যালেন্সের সাথে মেলে। যেহেতু কোনও নিয়ন্ত্রণ অ্যাকাউন্টে কোনও বিশদ লেনদেন সংরক্ষণ করা হয় না, তাই যে কেউ কেনার লেনদেনের বিষয়ে গবেষণা করতে চায় তাকে তাদের অনুসন্ধানের জন্য নিয়ন্ত্রণ অ্যাকাউন্ট থেকে ক্রয় খাতায় নামাতে হবে।
হিসাবরক্ষণের শেষে বইগুলি বন্ধ করা এবং আর্থিক বিবরণী উত্পন্ন করার আগে আপনাকে অবশ্যই ক্রয় খাতায় সমস্ত প্রবেশদ্বার শেষ করতে হবে, সেই সময়ের জন্য খাত্তরটি বন্ধ করতে হবে এবং ক্রয়ের খাত্তরের থেকে সাধারণ খাতায় মোট পোস্ট করতে হবে।
অনুরূপ শর্তাদি
ক্রয়ের খাত্তর কেনা সবেল্ডার বা ক্রয় সাব-অ্যাকাউন্ট হিসাবেও পরিচিত।
