বিক্রেতার মাস্টার ফাইলটি পরিষ্কার করুন

বিক্রেতার মাস্টার ফাইল হ'ল কোনও সংস্থার সরবরাহকারীদের সম্পর্কে যথেষ্ট পরিমাণে তথ্যের ভান্ডার, যা সরবরাহকারী চালানের অর্থ প্রদান এবং ক্রয় আদেশ জারি করার জন্য ব্যবহৃত হয়। যখন কোনও ব্যবসায়ে অপেক্ষাকৃত কম সংখ্যক সরবরাহকারী থাকে, তখন উল্লেখযোগ্য সংখ্যক ত্রুটি ধীরে ধীরে বিক্রেতার মাস্টার ফাইলটিতে ক্রপ হয়। ফাইলটি পরিষ্কার করার জন্য বেশ কয়েকটি প্রস্তাবিত উপায় এখানে দেওয়া হয়েছে:

  • নিয়মিতভাবে, প্রতিটি সরবরাহকারীর জন্য একটি প্রতিবেদন মুদ্রণ করুন যা ভেন্ডার মাস্টার ফাইলে প্রতিটি ক্ষেত্র ব্যবহৃত হচ্ছে তা দেখায়। করের কোড এবং করদাতা শনাক্তকরণ নম্বর (টিআইএন) এর মতো আরও গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রে অনুপস্থিত তথ্যগুলির জন্য প্রতিবেদনটি স্ক্যান করুন।

  • নাম অনুসারে বাছাই করা সরবরাহকারীদের একটি তালিকা মুদ্রণ করুন এবং নকলের নাম সন্ধান করুন যা সদৃশ রেকর্ডগুলির উপস্থিতি নির্দেশ করে। এইগুলি রেকর্ডগুলির মধ্যে কোনটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করে তা আবার ব্যবহার না করার জন্য ফ্ল্যাগ করে নির্ধারণ করুন।

  • একটি প্রতিবেদন মুদ্রণ করুন যা সরবরাহকারীদের বিগত দুই বছরে অর্থ প্রদান দেখায়। যদি সেই সময়ের মধ্যে কোনও ক্রিয়াকলাপ না ঘটে থাকে তবে সংরক্ষণাগার হিসাবে সম্পর্কিত বিক্রেতা মাস্টার ফাইলগুলি ফ্ল্যাগ করুন।

  • রেকর্ডকৃত নম্বরগুলি সঠিক কিনা তা যাচাই করতে আইআরএস ওয়েবসাইটে টিআইএন ম্যাচিং প্রোগ্রামের সাথে নতুন সরবরাহকারীদের জন্য রেকর্ডকৃত করদাতা সনাক্তকারী নম্বরগুলির সাথে তুলনা করুন। ভুল যে কোনও তথ্য আপডেট করুন।