ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থা

একটি ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থা হ'ল নীতি, পদ্ধতি, নিয়ন্ত্রণ এবং ফর্মগুলির একটি সেট যা কোনও সংস্থা বিভিন্ন বিবিধ প্রয়োজন যেমন অফিস সরবরাহ এবং পরিষেবাগুলির জন্য নগদ বিতরণ করতে ব্যবহার করে uses ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থা স্থাপনের প্রাথমিক প্রক্রিয়াটি হ'ল:

  1. অবস্থান। ক্ষুদ্র নগদ তহবিলগুলি কোথায় ইনস্টল করা হবে সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন। পুরো সংস্থার জন্য একক হতে পারে, বা বিল্ডিং বা বিভাগের জন্য প্রতি এক হতে পারে।

  2. অর্থায়ন। প্রতিটি স্থানে ক্ষুদ্র নগদ তহবিলের আকার সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। এটি সাধারণত 100 ডলার থেকে 500 ডলারের মধ্যে থাকে। ক্ষুদ্র নগদ অর্থ চুরির উচ্চ ঝুঁকির কারণে, সাধারণত ছোট পরিমাণে আরও ঘন ঘন পুনরায় পূরণ করতে হবে, তবে অতিরিক্ত পরিমাণে ক্ষুদ্র নগদ তহবিল তৈরি না করা ভাল।

  3. কাস্টোডিয়ান। ক্ষুদ্র নগদ রক্ষক নিয়োগ করুন। এগুলি সাধারণত প্রশাসনিক কর্মচারীরা যারা দিনের বেশিরভাগ জায়গায় সাইটে থাকেন এবং যাঁরা উচ্চতর ডিগ্রি যথাযথতার সাথে রেকর্ডের প্রয়োজনীয় পরিমাণ বজায় রাখতে পর্যাপ্ত কেরানী দক্ষতা অর্জন করেন।

  4. বাক্স। ক্ষুদ্র নগদ ভাউচার সরবরাহ সহ লকযুক্ত ক্ষুদ্র নগদ বাক্স বা লকড ডেস্ক ড্রয়ারগুলি সেট আপ করুন। এটি একটি অ্যালার্ম তৈরি করার প্রয়োজন হতে পারে যা কোনও বাক্স বা ড্রয়ারটি ভুলভাবে অ্যাক্সেস করা থাকলে শোনায়।

  5. ভাউচার। একটি অফিস সরবরাহের দোকান থেকে ছোট্ট নগদ ভাউচারের সেট কিনুন। কাস্টম ফর্ম তৈরি করার দরকার নেই।

  6. ক্ষুদ্র নগদ বাক্সগুলি তহবিল। প্রতিটি ক্ষুদ্র নগদ বাক্সে নগদ নির্ধারিত পরিমাণে স্থানান্তর করুন, এবং সাধারণ খাতায় নগদ স্থানান্তর হিসাবে পৃথক ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর রেকর্ড করুন।

  7. প্রশিক্ষণ। কীভাবে নগদ অর্থের জন্য অনুরোধগুলি মূল্যায়ন করতে হয়, নগদ অর্থ প্রদানের বিনিময়ে ভাউচারগুলি কীভাবে পূরণ করতে হয় এবং নগদ স্তর কম হলে প্রতিস্থাপন নগদে কীভাবে অনুরোধ করা যায় সে বিষয়ে ক্ষুদ্র নগদ রক্ষাকারীদের প্রশিক্ষণ দিন।

  8. পুনর্মিলন। একটি প্রক্রিয়া কার্যকর করুন যার মাধ্যমে অ্যাকাউন্টিং ব্যক্তি প্রতিটি ক্ষুদ্র নগদ বাক্সে পর্যায়ক্রমে নগদ এবং প্রাপ্তির পরিমাণ পরীক্ষা করে দেখুন যে বাক্সের জন্য প্রতিষ্ঠিত অর্থের মূল পরিমাণটি মেলে কিনা এবং কোনও রূপের পুনর্মিলন করতে।

  9. পুনরায় পূরণ এবং রেকর্ডিং। ক্ষুদ্র নগদ প্রহরীদের অনুরোধ অনুসারে ক্যাশিয়ার প্রতিটি ক্ষুদ্র নগদ বাক্সে নগদ পরিমাণ পূরণ করে। এর মধ্যে সাধারণ খাতায় সমস্ত ব্যয়ের সংক্ষিপ্তসার এবং রেকর্ডিং জড়িত।

ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থা যে ছোটখাটো নগদ চুরি হবে, বা এটি যথাযথ অর্থ প্রদানের অনুরোধের জন্য মঞ্জুর করা হবে বা ছোট নগদ ব্যয়কে ভুলভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা হ্রাস করতে পর্যাপ্ত পরিমাণ নিয়ন্ত্রণ রাখতে হবে। ক্ষতির ঝুঁকি কমাতে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাটি সামঞ্জস্য করা উচিত কিনা তা দেখার জন্য আপনার পর্যায়ক্রমে উদ্ভূত নিয়ন্ত্রণ সমস্যাগুলি পর্যালোচনা করা উচিত।

ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থাটি বহু সংস্থায় সংগ্রহের কার্ড দ্বারা প্রতিস্থাপন করা হয়েছে, যা ব্যবসায় দ্বারা নিয়ন্ত্রিত ক্রেডিট কার্ড are সংগ্রহ কার্ডগুলি সংস্থার চত্বর থেকে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য নগদ অপসারণের একক সুবিধা রয়েছে। অন্য বিকল্পটি হ'ল কর্মীরা তাদের নিজস্ব তহবিল দিয়ে আইটেম ক্রয় এবং তারপরে ব্যয়ের প্রতিবেদন সহ কর্মীদের প্রতিদান প্রদান করা। যদি পরবর্তী বিকল্পটি ব্যবহার করা হয়, তবে কর্মীদের ঘন ঘন ব্যয় রিপোর্ট জমা দিতে উত্সাহিত করুন, যাতে তারা দীর্ঘদিন ধরে সংস্থার ব্যয়কে তহবিল না দেয়। এর অর্থ হ'ল জমা দেওয়া ব্যয়ের প্রতিবেদনগুলি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রক্রিয়া করা উচিত।