নগদ প্রাপ্তি পদ্ধতি
নগদ গ্রহণের প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত পুনরায় সুসংহত হয়, কারণ চেকগুলি প্রক্রিয়াকরণের কাজ নিয়ন্ত্রণ সহ লোড হয়। প্রক্রিয়াটির যে কোনও জায়গায় চেকগুলি সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে, তাত্ক্ষণিকভাবে জমা দেওয়া হয়েছে এবং চুরি বা পরিবর্তন করা হয়নি তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের প্রয়োজন। চেক প্রাপ্তি প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়াটি নীচে বর্ণিত:
রেকর্ড চেক এবং নগদ। প্রতিদিনের মেইল বিতরণটি এলে মেলরুমের চেক প্রাপ্তি তালিকায় সমস্ত প্রাপ্ত চেক এবং নগদ রেকর্ড করুন। প্রাপ্ত প্রতিটি চেকের জন্য, পরিশোধকারী দলের নাম, চেক নম্বর এবং প্রদত্ত পরিমাণের ফর্মের উপর লিখুন। যদি রশিদ নগদে থাকে, তবে পরিশোধকারী দলের নাম লিখুন, "নগদ" পরীক্ষা করুন? বাক্স, এবং প্রদত্ত পরিমাণ। সমস্ত লাইন আইটেম শেষ হয়ে গেলে, ফর্মের নীচে "মোট প্রাপ্তিগুলি" ফিল্ডে গ্র্যান্ড টোটাল প্রবেশ করুন। ফর্মটিতে স্বাক্ষর করুন এবং যে তারিখে চেক এবং নগদ প্রাপ্তি হয়েছে তার তারিখটি লিখুন। এছাড়াও, প্রাপ্ত প্রতিটি চেকগুলিতে "কেবলমাত্র আমানতের জন্য" স্ট্যাম্প এবং কোম্পানির ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নম্বর; এটি কারও পক্ষে একটি চেক উত্তোলন করা এবং এটি অন্য কোনও ব্যাংক অ্যাকাউন্টে জমা করা আরও জটিল করে তোলে।
ফরোয়ার্ড পেমেন্ট। সমস্ত চেক, নগদ এবং মেলরুমের চেক রশিদ তালিকার একটি অনুলিপি একটি সুরক্ষিত ইন্টারফাইস মেল পাউচে প্রবেশ করান। এটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে ক্যাশিয়ারের হাতে হস্তান্তর করুন। ক্যাশিয়ার পাউচের সমস্ত আইটেম মেইলরুমের চেক রসিদ তালিকার সাথে মেলে, তালিকার একটি অনুলিপি শুরু করে এবং ইন্টারফেস মেল দ্বারা অনুলিপিটি মেইলরুমে ফেরত দেয়। মেলরুমের কর্মীরা তারপরে তারিখ অনুসারে উদ্যোগী অনুলিপি জমা দেয়।
চালানে নগদ প্রয়োগ করুন। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি অ্যাক্সেস করুন, সংশ্লিষ্ট গ্রাহকের জন্য অদম্য চালানগুলি কল করুন এবং গ্রাহকের প্রতিটি অর্থ প্রদানের সাথে রেমিট্যান্স পরামর্শে নির্দেশিত চালানগুলিতে নগদ প্রয়োগ করুন। কোন চালানটি জমা দেওয়ার কোনও ইঙ্গিত না থাকলে, পেমেন্টটি আলাদা সাসপেন্স অ্যাকাউন্টে, বা প্রয়োগহীন হিসাবে তবে যে গ্রাহকের কাছ থেকে এসেছিল তার অ্যাকাউন্টের মধ্যে রেকর্ড করুন। পরবর্তী পরিস্থিতিতে, চেকটির ফটোকপি তৈরি করুন এবং পরবর্তী তারিখে প্রয়োগের উদ্দেশ্যে এটি ধরে রাখুন, যাতে চেকটি এখনও বর্তমান তারিখে জমা দেওয়া যায়।
অন্যান্য নগদ রেকর্ড করুন (alচ্ছিক)। কিছু নগদ বা চেক মাঝেমধ্যে আসবে যা পরিশোধিত অ্যাকাউন্টগুলির সাথে গ্রহণযোগ্য নয়। উদাহরণস্বরূপ, কোনও গ্রাহকের প্রিপেইমেন্ট বা আমানতের ফেরত থাকতে পারে। এই ক্ষেত্রে, অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে প্রাপ্তি রেকর্ড করুন, পেমেন্টের কারণের সঠিক ডকুমেন্টেশন সহ।
নগদ জমা। ডিপোজিট স্লিপে সমস্ত চেক এবং নগদ রেকর্ড করুন। মেইলরুম চেক প্রাপ্তি তালিকার উপরে বর্ণিত পরিমাণের সাথে ডিপোজিট স্লিপে মোট তুলনা করুন এবং কোনও পার্থক্য মেটান। তারপরে চেকগুলি এবং নগদটি একটি লকড থলিতে সংরক্ষণ করুন এবং এটি ব্যাঙ্কে স্থানান্তর করুন।
ব্যাংক রসিদে মিলছে। চেক এবং নগদ প্রাপ্তির পরে, ব্যাংক এটির জন্য একটি রসিদ জারি করে। ক্যাশিয়ার ব্যতীত অন্য কারও উচিত এই রসিদকে ডিপোজিট স্লিপের পরিমাণের সাথে তুলনা করা এবং কোনও পার্থক্য মিটিয়ে ফেলা উচিত। মিলের পদক্ষেপটি সম্পন্ন হয়েছে তার প্রমাণ হিসাবে ডিপোজিট স্লিপের একটি অনুলিপিতে এবং রেকর্ডগুলি ফাইল করার জন্য এটি কার্যকর হতে পারে।
