অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য নিয়ন্ত্রণ controls
পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলি প্রদানযোগ্য ফাংশনে ক্ষতির ঝুঁকি হ্রাস করতে ব্যবহৃত হয়। প্রদেয় নিয়ন্ত্রণগুলি তিনটি সাধারণ বিভাগে একত্রিত হয়, যা প্রদানের ব্যবসায়ের বাধ্যবাধকতা যাচাই করে, কম্পিউটার সিস্টেমে প্রদেয় ডেটা প্রবেশ করে এবং সরবরাহকারীদের অর্থ প্রদান করে। নিয়ন্ত্রণগুলি নিম্নরূপ:
নিয়ন্ত্রণ প্রদানের বাধ্যবাধকতা
প্রদানের বাধ্যবাধকতা যাচাইকরণ বিভিন্ন সম্ভাব্য নিয়ন্ত্রণগুলির মধ্যে একটির মাধ্যমে সম্পন্ন করা যায়। তারা হ'ল:
চালানের অনুমোদন। অর্থ প্রদানের পদে থাকা ব্যক্তি তার সরবরাহকারী চালানের অনুমোদনের স্বাক্ষর দেয়। যাইহোক, অনুমোদনকারী কেবল সরবরাহকারী চালানটি দেখেন তবে এটি আসলে তুলনামূলকভাবে দুর্বল নিয়ন্ত্রণ, যেহেতু পণ্য বা পরিষেবাদি প্রাপ্ত হয়েছিল কিনা তা জানার কোনও উপায় নেই বা দামের চার্জ দেওয়া হচ্ছে কিনা তা মূলত সংস্থাটির সাথে সম্মত হয়েছিল। অনুমোদিতটিও জানতে পারে যে কোন সাধারণ খাত্তরের অ্যাকাউন্টটি চার্জ করা হবে। ফলস্বরূপ, প্রদানযোগ্য কর্মীরা প্রথমে সরবরাহকারী চালানটি জড়ো করা, ক্রয়ের আদেশ অনুমোদনের, এবং কোনও প্যাকেটে ডকুমেন্টেশন গ্রহণ করা ভাল, এবং তারপরে অ্যাকাউন্টটি চার্জ করার জন্য একটি স্বাক্ষর ব্লক দিয়ে চালানটি স্ট্যাম্প করে, এবং তারপরে অনুমোদিত আবার দেখ. এই পদ্ধতিটি পর্যালোচনা করে কাজ করার জন্য একটি সম্পূর্ণ সম্পূর্ণ সেট দেয়।
ক্রয় আদেশ অনুমোদন। ক্রয় বিভাগ প্রতিটি ক্রয়ের জন্য ক্রয়ের আদেশ জারি করে। এটি করার মাধ্যমে, ক্রয় কর্মীরা সংক্ষেপে, সমস্ত ব্যয় করার আগে তাদের অনুমোদন দেওয়া হয়, যা কিছু ব্যয়কে কখনও ঘটতে বাধা দিতে পারে। যেহেতু এই নিয়ন্ত্রণ ক্রয় কর্মীদের দ্বারা যথেষ্ট পরিমাণে কাজ জড়িত, তারা সম্ভবত কর্মীদের একটি আনুষ্ঠানিক ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা ফর্মের আইটেমগুলির জন্য অনুরোধ করতে বলবে।
সম্পূর্ণ a ত্রি-মুখী ম্যাচ। প্রদানযোগ্য কর্মীরা সরবরাহকারী চালানের সাথে সম্পর্কিত ক্রয়ের আদেশের সাথে এবং পেমেন্ট অনুমোদনের আগে প্রাপ্তির প্রমাণের সাথে মেলে। এই পদ্ধতির স্বতন্ত্র চালানের অনুমোদনের প্রয়োজনীয়তাকে ছাড়িয়ে যায়, যেহেতু অনুমোদনের পরিবর্তে ক্রয়ের আদেশের ভিত্তিতে। এটি কেবল ক্রয়ের আদেশের ভিত্তিতে অনুমোদনের চেয়েও ভাল, যেহেতু এটি পণ্য প্রাপ্তি যাচাইও করে। তবে এটি বেদনাদায়ক ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে ধীরে উঠতে হবে।
ম্যানুয়াল সদৃশ অর্থ প্রদান অনুসন্ধান। একটি কম্পিউটারাইজড পেয়েবল সিস্টেম নকল চালান নম্বরগুলির জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় অনুসন্ধান চালায়। সম্পূর্ণ ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে এটি আরও অনেক কঠিন প্রচেষ্টা। এই ক্ষেত্রে, প্রদেয় ক্লার্ক বিক্রেতার ফাইল এবং অপরিশোধিত ইনভয়েস ফাইলের মাধ্যমে সন্ধান করতে পারে কেবলমাত্র সরবরাহকারীর কাছ থেকে কেবলমাত্র প্রাপ্ত চালানটি ইতিমধ্যে প্রদান করা হয়েছে কিনা তা দেখতে। অনেক পরিস্থিতিতে, আগত সরবরাহকারী ইনভয়েসের ভলিউম এটিকে এতটা কঠিন করে তোলে যে প্রদানযোগ্য কর্মীরা সদৃশ চালানগুলি সনাক্ত করার কোনও প্রচেষ্টা ত্যাগ করে এবং কেবল স্বীকার করে যে এটি মাঝে মধ্যে এই জাতীয় আইটেমগুলির জন্য অর্থ প্রদান করবে।
ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ
সমস্ত সরবরাহকারী ইনভয়েস অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য সিস্টেমে প্রবেশ করেছে তা নিশ্চিত করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে যদিও এই নিয়ন্ত্রণগুলিতে সাফল্যের বিভিন্ন মাত্রা রয়েছে। নিয়ন্ত্রণগুলি হ'ল:
অনুমোদনের পরে রেকর্ড। এই নিয়ন্ত্রণ অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য কর্মীদের সিস্টেমে প্রবেশের আগে প্রতিটি চালানের অনুমোদনের বিষয়টি যাচাই করতে বাধ্য করে।
অনুমোদনের পূর্বে রেকর্ড করুন। এই নিয়ন্ত্রণ সরবরাহকারীদের প্রদানের ক্ষেত্রে প্রদানের চেয়ে বেশি অগ্রাধিকার দেয় কারণ প্রাপ্ত প্রতিটি চালান একবারে পরিশোধযোগ্য ব্যবস্থায় রেকর্ড করা হয়। এই নিয়ন্ত্রণ সর্বাধিক কাজ করে যেখানে ক্রয়ের অর্ডার ইতিমধ্যে কোনও ক্রয়ের অনুমোদনের জন্য ব্যবহার করা হয়েছে।
একটি চালান নম্বর নির্দেশিকা গ্রহণ করুন op। পরিশোধযোগ্য ডেটা প্রবেশের ক্ষেত্রে সম্ভবত সবচেয়ে বড় সমস্যা হ'ল নকল পেমেন্ট। এটি কোনও সমস্যা হিসাবে দেখা দেবে না, যেহেতু বেশিরভাগ সংস্থাগুলি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সদৃশ চালানগুলি সনাক্ত করে এবং সদৃশ প্রদানগুলি প্রতিরোধ করে। তবে, চালানের নম্বরগুলি কীভাবে রেকর্ড করা হয় তাতে অসঙ্গতি থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি চালিত নম্বর 0000078234 শীর্ষস্থানীয় শূন্যগুলির সাথে রেকর্ড করেন বা তাদের ছাড়াই? যদি একই চালানটি প্রদেয় কর্মীদের কাছে দু'বার উপস্থাপিত হয় এবং এটি একবারে 0000078234 এবং পরবর্তী সময় 78৮২৩৪ হিসাবে রেকর্ড করা থাকে, সিস্টেমটি তাদের নকল চালান হিসাবে পতাকা হিসাবে চিহ্নিত করবে না। একটি চালান সংখ্যায় ড্যাশগুলির সাথে একই সমস্যা দেখা দেয়; চালানের নম্বর 1234-999 1234-999 বা 1234999 হিসাবে রেকর্ড করা যেতে পারে।
আর্থিক বিবৃতিতে বাজেটের সাথে মিল। যদি সরবরাহকারী চালানটি ভুলভাবে ভুল বিভাগে চার্জ করা হয়ে থাকে, তবে সম্ভবত আর্থিক বিবরণী ব্যবহার করা কোনও বিভাগের ব্যবস্থাপক চার্জ করা পরিমাণ এবং বাজেটের মধ্যে বৈষম্য সনাক্ত করতে পারে এবং তাই বিষয়টি অ্যাকাউন্টিং বিভাগের নজরে আনবে।
পেমেন্ট নিয়ন্ত্রণ
নীচে উল্লিখিত কন্ট্রোলের বেশিরভাগ অংশ চেকের মাধ্যমে প্রদানের সাথে সম্পর্কিত, যেহেতু এটি এখনও পেমেন্টের মূল ফর্ম is নিয়ন্ত্রণগুলি হ'ল:
বিভক্ত চেক মুদ্রণ এবং স্বাক্ষর। একটি ব্যক্তির চেক প্রস্তুত করা উচিত, এবং অন্য কোনও ব্যক্তিকে তাদের স্বাক্ষর করা উচিত। এটি করার মাধ্যমে নগদ প্রদানের ক্ষেত্রে একটি ক্রস-চেক রয়েছে।
লক স্থানে সমস্ত চেক সংরক্ষণ করুন। অব্যবহৃত চেক স্টক সর্বদা একটি লক করা জায়গায় সংরক্ষণ করা উচিত। অন্যথায়, চেকগুলি চুরি এবং প্রতারণামূলকভাবে পূরণ করে এবং নগদ করা যেতে পারে। এর অর্থ হ'ল যে কোনও স্বাক্ষর প্লেট বা স্ট্যাম্পগুলিও একটি লক করা জায়গায় সংরক্ষণ করা উচিত।
ব্যবহৃত চেক সংখ্যার ক্রম ট্র্যাক করুন। একটি লগ বজায় রাখুন যাতে চেক রান চলাকালীন ব্যবহৃত চেক সংখ্যার বিস্তৃত তালিকাবদ্ধ থাকে। স্টোরেজে কোনও চেক অনুপস্থিত রয়েছে কিনা তা নির্ধারণের জন্য এটি দরকারী। এই লগটি সংরক্ষিত চেকগুলির সাথে রাখা উচিত নয়, যেহেতু কেউ চেক চুরি করে একই সময়ে লগ চুরি করতে পারে।
ম্যানুয়াল চেক স্বাক্ষর প্রয়োজন। একটি সংস্থার সমস্ত চেক স্বাক্ষর করা প্রয়োজন। এটি আসলে তুলনামূলকভাবে দুর্বল নিয়ন্ত্রণ, যেহেতু কয়েকটি চেক স্বাক্ষরকারীরা চেক কেন প্রদান করা হচ্ছে তা আবিষ্কার করে এবং প্রদত্ত পরিমাণটি খুব কমই প্রশ্ন করে। যদি কোনও সংস্থা পরিবর্তে একটি স্বাক্ষর প্লেট বা স্ট্যাম্প ব্যবহার করতে পছন্দ করে, তবে শক্তিশালী ক্রয় অর্ডার সিস্টেম থাকা আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ; গ্রাহক কর্মীরা আগে প্রদানযোগ্য প্রক্রিয়া প্রবাহে ক্রয় আদেশ জারি করে চালানের ডি-ফ্যাক্টর অ্যাগ্রোভার হয়ে যায়।
অতিরিক্ত চেক স্বাক্ষরকারী প্রয়োজন। যদি চেকের পরিমাণ নির্দিষ্ট পরিমাণের বেশি হয়, তবে দ্বিতীয় চেক স্বাক্ষরের প্রয়োজন require এই নিয়ন্ত্রণটি একাধিক সিনিয়র-স্তরের লোককে অর্থ প্রদান বন্ধ করার সুযোগ দেয় বলে মনে করা হচ্ছে। বাস্তবে, নিয়ন্ত্রণ পরিবেশকে সত্যিকারের শক্তিশালী না করে কেবলমাত্র পেমেন্ট প্রক্রিয়ায় আরও একটি পদক্ষেপ প্রবর্তনের সম্ভাবনা বেশি।
