কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং ধারণা

কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিংয়ের সাথে লেনদেন প্রক্রিয়াজাতকরণ জড়িত যা সম্পূর্ণ বৈদ্যুতিন, কোনও ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াতে কোনও কাগজ জড়িত থাকে না। উদ্দেশ্যগুলি হ'ল প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করা, লেনদেনের ত্রুটি হারগুলি হ্রাস করা এবং দস্তাবেজ স্টোরেজ বাদ দেওয়া। তবে বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানের বাস্তবতার চেয়ে এটি একটি ধারণা বেশি। পরিবর্তে, সংস্থাগুলি বিদ্যমান ব্যবস্থাগুলিতে বেশ কয়েকটি কাগজবিহীন উন্নতি বাস্তবায়ন করে সময়ের সাথে সাথে কাগজবিহীন অপারেশনের সাধারণ দিকে এগিয়ে যাওয়ার ঝোঁক। এটি করার সহজতম উপায় হ'ল কিছু প্রক্রিয়া আউটসোর্সিং করা তৃতীয় পক্ষগুলিতে যা কাগজবিহীন সমাধানগুলি তৈরি করেছে। উদাহরণ স্বরূপ:

  • ব্যয় রিপোর্টিং। সবচেয়ে জনপ্রিয় কাগজবিহীন বিকল্পগুলির মধ্যে একটি হ'ল কর্মীদের ব্যয় প্রতিবেদন পরিশোধের ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞের ওয়েবসাইটে লগইন করা। তারা প্রয়োজন অনুযায়ী তাদের ব্যয়ের রিপোর্টের তথ্য প্রবেশ করে, সিস্টেমের দ্বারা অনুরোধ করা হলে তাদের প্রাপ্তিগুলির বৈদ্যুতিন সংস্করণগুলি ফরোয়ার্ড করে এবং এএসিএইচ দ্বারা অর্থ প্রদান করা হয়। কোনও কাগজপত্র কখনই সংস্থায় পৌঁছায় না।

  • লকবক্স। গ্রাহকরা কোনও সংস্থার ব্যাঙ্ক দ্বারা পরিচালিত লকবক্সে চেক পেমেন্ট পাঠাতে পারবেন। ব্যাংক চেকগুলি স্ক্যান করে কোনও সুরক্ষিত ওয়েবসাইটে এই তথ্য পোস্ট করে, যা কোম্পানির ক্যাশিয়ার প্রতিটি দিন অর্থ প্রদানের তথ্য আহরণের জন্য অ্যাক্সেস করে।

  • বেতন। কর্মচারীরা একটি অনলাইন পোর্টালের মাধ্যমে তাদের কাজ করা সময় প্রবেশ করতে পারে, তার পরে সরবরাহকারী বেতনের প্রক্রিয়া করে এবং কর্মীদের একটি এএচএইচ প্রদান প্রদান করে।

  • প্রদেয়। প্রদেয় কর্মীরা ব্যাংক-নিয়ন্ত্রিত ওয়েবসাইটে প্রদেয়দের প্রবেশ করতে পারবেন, কোন আইটেমটি প্রদান করতে হবে তা নির্ধারণ করতে পারবেন এবং ব্যাংকে এটিএইচ প্রদান করতে হবে issue

অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াগুলির সাথে কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং থাকাও সম্ভব, যদিও এটি কেবল তখনই সম্ভব যখন স্থানে কোনও এন্টারপ্রাইজ-ওয়াইড সিস্টেম থাকে। যদি তা হয় তবে অন্যান্য বিভাগগুলিতে লেনদেন শুরু করা যেতে পারে এবং সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের অবহিত করে যে কিছু পদক্ষেপ নেওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, শিপিং বিভাগ পণ্যবাহী করে, এবং সফ্টওয়্যার একটি চালান দেওয়ার জন্য বিলিং ক্লার্ককে অবহিত করে; বিলিং ক্লার্ককে কোনও কাগজ-ভিত্তিক শিপিং নোটিশ প্রেরণ করা হয় না।

অন-লাইন ডাটাবেসে ডকুমেন্টগুলি স্ক্যান করে কিছু পরিমাণে কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টে জড়িত হওয়াও সম্ভব, যা অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে নির্দিষ্ট লেনদেনের সাথে যুক্ত থাকে। তবে স্ক্যান করার ক্ষেত্রে যথেষ্ট পরিমাণে শ্রম জড়িত থাকতে পারে এবং মূল নথিগুলি এখনও ধরে রাখা যেতে পারে। ফলস্বরূপ, বিদ্যমান নথিগুলির ডিজিটালাইজেশন কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিংয়ের মূল ধারণাটিকে সত্যিই সম্বোধন করে না, যার সাথে কোনও ডকুমেন্ট নেই।