কীভাবে ক্রেডিট কার্ডের অর্থ প্রদানের রেকর্ড করবেন

কোনও ক্রেডিট কার্ডের অর্থ প্রদানের রেকর্ডিংয়ে কোনও ক্রেডিট কার্ডের বিবৃতি থেকে কোনও সংস্থার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে তথ্যের বিস্তারিত প্রবেশের সাথে জড়িত। যখন কোনও ক্রেডিট কার্ড প্রসেসর কোনও সংস্থাকে ক্রেডিট কার্ডের বিবৃতি জমা দেয়, তখন মূলত সংস্থাকে একটি বড় চালান দেওয়া হয় যার মধ্যে বিস্তৃত ক্রয়ের জন্য বহু লাইন আইটেম অন্তর্ভুক্ত থাকে। যেহেতু বিবৃতিটির বিষয়বস্তুগুলি এত বেশি বৈচিত্রপূর্ণ হতে পারে, অ্যাকাউন্টে একক ডিফল্ট চার্জ কোড বরাদ্দ করা কঠিন (বেশিরভাগ অন্যান্য সরবরাহকারীদের সাথে সম্পন্ন করা হয়েছে, যারা স্বল্প ক্রয়ের সাথে যুক্ত হতে চান)। পরিবর্তে, অ্যাকাউন্টে প্রদেয় ডেটা এন্ট্রি কর্মীদের অবশ্যই এই বিবৃতিগুলির প্রতিটিটির মাধ্যমে তাদের কাজ করতে হবে এবং ব্যয়ের ধরণের ভিত্তিতে প্রতিটি লাইন আইটেমকে ম্যানুয়ালি চার্জ কোড বরাদ্দ করতে হবে। বিকল্পগুলির সাহায্যে কার্ড ব্যবহারকারীদের কাছে এই বিবৃতিগুলি ফরোয়ার্ড করা এবং তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করা উচিত, যদিও এই পদ্ধতির মাধ্যমে অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়াটি বিলম্বিত হয়।

ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে কেনা আইটেমগুলির ধরণের নিয়মিততা যথেষ্ট পরিমাণে রয়েছে বলে অ্যাকাউন্টগুলি পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলিকে চার্জ করা আইটেমগুলি নির্ধারিত অ্যাকাউন্টগুলির একটি সাধারণ তালিকা সরবরাহ করা যেতে পারে। সাধারণভাবে কেনা আইটেমগুলির উদাহরণগুলি:

  • ভ্রমণ ও বিনোদন

  • অফিসে ব্যবহারকৃত জিনিসপত্র

  • বিক্রি সামগ্রীর খরচ

  • সাবস্ক্রিপশন

পূর্ববর্তী আইটেমগুলির জন্য ব্যয় প্রবেশের অফসেট হল অ্যাকাউন্টগুলি পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্ট।

একবার অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য সিস্টেমে রেকর্ড হয়ে গেলে, শেষ পর্যন্ত ক্রেডিট কার্ডের স্টেটমেন্টে (যোগ বা বিয়োগ কোনও সামঞ্জস্য) নির্দেশিত পরিমাণে একটি চেক পেমেন্ট করা হয়, যেখানে অ্যাকাউন্টে পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্টে ডেবিট এবং নগদ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট থাকে। তারপরে রেমিট্যান্সের পরামর্শটি বিবৃতি থেকে সরানো হয়, চেকের সাথে সংযুক্ত করা হয় এবং ক্রেডিট কার্ড প্রসেসরে প্রেরণ করা হয়। অ্যাকাউন্টগুলি প্রদানযোগ্য কর্মীরা তারপরে কার্ডের স্টেটমেন্টের অবশিষ্ট অংশে একটি চেক কপি সংযুক্ত করে, এবং মাসে মাসে ফাইল করে।

এখানে উল্লিখিত ক্রেডিট কার্ড অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া অবশ্যই প্রতিটি মাসে ঠিক পুনরাবৃত্তি করতে হবে। অন্যথায়, এমনকি একটি কার্ডের বিবৃতিতে এত বড় ব্যয় থাকতে পারে যে ভুল প্রক্রিয়াজাতকরণ উল্লেখযোগ্যভাবে কোনও সংস্থার আর্থিক ফলাফলকে প্রভাবিত করতে পারে।