প্যারোল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ

সাধারণ বেতনের নিয়ন্ত্রণ

কীভাবে টাইমকিপিংয়ের তথ্য সংগ্রহ করা হয় বা কর্মচারীদের বেতন কীভাবে দেওয়া হয় তা নির্বিশেষে প্রায় সমস্ত পে-রোল সিস্টেমের জন্য নিম্নলিখিত নিয়ন্ত্রণগুলির একটি নির্বাচন ব্যবহার করার বিষয়ে বিবেচনা করুন:

  • নিরীক্ষা। অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক বা বহিরাগত নিরীক্ষকগণ বেতনভিত্তিক পেমেন্ট সঠিকভাবে গণনা করা হচ্ছে কিনা তা যাচাই করার জন্য, বেতনভুক্ত কর্মচারীরা এখনও সংস্থার হয়ে কাজ করছেন, সময়ের রেকর্ড সঠিকভাবে সংগ্রহ করা হচ্ছে এবং এর আগে যাচাই-বাছাই করার জন্য বেতনভিত্তিক ফাংশনটির পর্যায়ক্রমিক নিরীক্ষা চালান।

  • অনুমোদন পরিবর্তন করুন। কেবলমাত্র কোনও কর্মচারীর বৈবাহিক স্থিতিতে পরিবর্তন, হোল্ডিং ভাতা বা ছাড়ের অনুমতি দিন যদি কর্মচারী কোম্পানির পক্ষে এটি করার জন্য লিখিত এবং স্বাক্ষরিত অনুরোধ জমা দেয়। অন্যথায়, কোনও প্রমাণ নেই যে কর্মচারী পরিবর্তন করতে চেয়েছিলেন। কোনও পরিচালক দ্বারা অনুরোধ করা যেকোন বেতন হারের পরিবর্তনের জন্য একই নিয়ন্ত্রণ প্রযোজ্য।

  • ট্র্যাকিং লগ পরিবর্তন করুন। আপনি যদি কম্পিউটারাইজড পে-রোল মডিউল সহ ঘরে বসে বেতন-প্রক্রিয়াজাত করছেন, পরিবর্তন ট্র্যাকিং লগটি সক্রিয় করুন এবং নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটিতে অ্যাক্সেস কেবলমাত্র একটি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত ইন্টারফেসের মাধ্যমে উপলব্ধ। এই লগটি বেতন-পদ্ধতিতে করা সমস্ত পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করবে যা ভুল বা প্রতারণামূলক এন্ট্রিগুলি ট্র্যাক করার জন্য খুব কার্যকর।

  • ত্রুটি-পরীক্ষার প্রতিবেদনগুলি। কিছু বেতনের ত্রুটিগুলি প্রতিবেদন চালিয়ে স্পট করা যেতে পারে যা কেবলমাত্র আইটেমগুলি দেখায় যা বেতনভিত্তিক ফলাফলগুলির সাধারণ বিতরণের বাইরে থাকে। এগুলি সমস্ত নির্দিষ্ট ত্রুটিগুলি নির্দেশ করে না তবে বর্ণিত আইটেমগুলির জন্য অন্তর্নিহিত ত্রুটির সম্ভাবনা বেশি। পে-রোল ব্যবস্থাপক বা তৃতীয় পক্ষের বেতনভিত্তিক ক্রিয়াকলাপে জড়িত নয় তাদের এই প্রতিবেদনগুলি চালানো এবং পর্যালোচনা করা উচিত।

  • ব্যয় প্রবণতা লাইন। আর্থিক বিবরণীতে পে-রোল সম্পর্কিত ব্যয়ের ওঠানামার সন্ধান করুন এবং তারপরে ওঠানামার কারণগুলি অনুসন্ধান করুন।

  • সুপারভাইজারদের অর্থ প্রদানের প্রতিবেদন জারি করুন। সঠিক অর্থ প্রদানের পরিমাণ এবং অপরিচিত নামগুলির জন্য এটি পর্যালোচনা করার জন্য একটি অনুরোধ সহ প্রতিটি বিভাগের তত্ত্বাবধায়কের কাছে কর্মীদের পেমেন্টের একটি তালিকা প্রেরণ করুন। তারা সেই কর্মচারীদের দেওয়া অর্থ প্রদানগুলি সনাক্ত করতে পারে যারা এই সংস্থার পক্ষে আর কাজ করে না।

  • রেকর্ড অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ। অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করতে কর্মচারী ফাইল এবং বেতন-নথি রেকর্ডগুলি যখন ব্যবহার না করা হয় তা সর্বদা লক করুন। এই রেকর্ডগুলি লাইনে সংরক্ষণ করা থাকলে পাসওয়ার্ড সুরক্ষা ব্যবহার করুন। এই সতর্কতা কেবল একজনকে অন্য কর্মচারীর রেকর্ড অ্যাক্সেস করা থেকে বিরত রাখার জন্য নয়, রেকর্ডগুলিতে অননুমোদিত পরিবর্তনগুলি (যেমন বেতন-হারের হার) প্রতিরোধ করার জন্যও নয়।

  • দায়িত্ব পৃথককরণ। এক ব্যক্তিকে বেতন রোল প্রস্তুত করুন, অন্যজন এটিকে অনুমোদন করুন এবং অন্য একজন পেমেন্ট তৈরি করুন, যার ফলে জালিয়াতির ঝুঁকি হ্রাস করা উচিত যদি না একাধিক ব্যক্তি এটি করতে সম্মত হন। ছোট ছোট সংস্থাগুলিতে যেখানে যথাযথভাবে পৃথক শুল্কের জন্য পর্যাপ্ত কর্মী নেই, সেখানে কমপক্ষে কাউকে পর্যালোচনা করার বিষয়ে জোর দেওয়া এবং কর্মচারীদের কাছে পেমেন্ট প্রেরণের আগে বেতন পরিশোধের অনুমোদন দেওয়া উচিত।

বেতনের গণনা নিয়ন্ত্রণসমূহ

নীচের সম্ভাব্য নিয়ন্ত্রণগুলির তালিকাটি হারিয়ে যাওয়া টাইমশিট, ভুল সময় কাজ করা, এবং ভুল বেতনের গণনার মতো সমস্যাগুলিকে সম্বোধন করে। তারা হ'ল:

  • স্বয়ংক্রিয় টাইমকিপিং সিস্টেম। পরিস্থিতিগুলির উপর নির্ভর করে কম্পিউটারাইজড টাইম ক্লক ইনস্টল করার বিষয়টি বিবেচনা করুন। এই ঘড়িগুলির অনেকগুলি অন্তর্নির্মিত নিয়ন্ত্রণ রয়েছে, যেমন কেবলমাত্র কর্মীদের তাদের মনোনীত শিফ্টগুলির জন্য ঘড়ি বা বাইরে ঘুরে বেড়াতে দেওয়া, তদারকির ওভাররাইড ছাড়া ওভারটাইমের অনুমতি না দেওয়া এবং (বায়োমেট্রিক ঘড়ির জন্য) বন্ধু মুষ্টির ঝুঁকি দূর করে। এছাড়াও, আপনাকে এই ঘড়িগুলির দ্বারা উত্পাদিত কোনও ব্যতিক্রমের প্রতিবেদন পর্যালোচনার জন্য প্রেরণ করা উচিত।

  • গণনা যাচাইকরণ। আপনি যদি ম্যানুয়ালি পে-রোল গণনা করে থাকেন, তবে দ্বিতীয় জন ব্যক্তি কাজকর্ম, বেতনের হার, কর ছাড় এবং হোল্ডিং সহ সমস্ত গণনা যাচাই করে নিন। যে ব্যক্তি গণনার সূচনা করেছিল তার চেয়ে দ্বিতীয় ব্যক্তি সতর্কতার সাথে পরীক্ষা করানোর সম্ভাবনা বেশি।

  • ঘন্টা কাজ যাচাইকরণ। কর্মীদের দ্বারা কাজ করা সময়গুলিকে অনুমোদনের জন্য সুপারভাইজারকে সর্বদা থাকুন, কর্মীদের প্রকৃত কাজ করার চেয়ে বেশি সময় চার্জ করা থেকে বিরত রাখতে।

  • সহায়ক দস্তাবেজগুলিতে পে-রোল রেজিস্ট্রার মিলান। বেতন তালিকাভুক্তি নিখরচায় নিখরচায়, মোট ছাড়, এবং নিখরচায় বেতন দেখায় এবং তাই যাচাইকরণের জন্য সমর্থনকারী নথির পিছনে ট্রেস করার জন্য একটি ভাল সারসংক্ষেপ নথি।

  • কর্মচারী তালিকায় টাইম কার্ডগুলি মিলান। একটি যথেষ্ট ঝুঁকি রয়েছে যে কোনও কর্মচারী সময়োপযোগী সময়ে টাইমশিটটি চালু করবেন না, এবং তাদের অর্থ প্রদান করা হবে না। এই সমস্যাটি এড়াতে, বেতনভিত্তিক প্রক্রিয়াকরণের শুরুতে সক্রিয় কর্মীদের একটি তালিকা মুদ্রণ করুন এবং আপনি যখন তাদের সময় পত্রিকা পান তখন তালিকার নামগুলি চেক করে রাখুন।

  • ওভারটাইম কাজ যাচাইকরণ। এমনকি আপনার যদি কর্মীদের দ্বারা পরিচালিত ঘন্টাগুলি অনুমোদনের জন্য সুপারভাইজারের প্রয়োজন না হয় তবে কমপক্ষে তত্ত্বাবধায়কের অতিরিক্ত ওভারটাইমের সময় অনুমোদন করা উচিত। এই ঘন্টাগুলির সাথে পে-প্রিমিয়াম যুক্ত রয়েছে, তাই কোম্পানির জন্য ব্যয় বেশি, যেমনটি তাদের কর্মীদের দাবি করার প্রলোভন।

  • বেতন পরিবর্তন অনুমোদন। কোনও কর্মচারী বেতন পরিবর্তনের জন্য কেবল একটি অনুমোদনের স্বাক্ষর প্রয়োজন নয়, তবে দুটি স্বাক্ষর প্রয়োজন - একটি কর্মীর তদারকীর দ্বারা এবং অন্যটি তদারকির পরবর্তী-উচ্চ স্তরের দ্বারা। এটি করার ফলে বেতন হারগুলি পরিবর্তনের ক্ষেত্রে জোটের ঝুঁকি হ্রাস হয়।

পেমেন্ট নিয়ন্ত্রণগুলি পরীক্ষা করুন

আপনি যখন চেক দিয়ে কর্মীদের অর্থ প্রদান করেন তখন প্রতারণা এবং বিভিন্ন ত্রুটির ঝুঁকি হ্রাস করার জন্য বেশ কয়েকটি নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয়। কী নিয়ন্ত্রণগুলি হ'ল:

  • স্বাক্ষর অনুমোদন আপডেট করুন। যখন চেক স্বাক্ষরকারীরা সংস্থাটি ছেড়ে যান, তাদের অনুমোদিত চেক স্বাক্ষরকারী তালিকা থেকে সরান এবং এই তথ্যটি ব্যাংকে ফরোয়ার্ড করুন। অন্যথায় তারা এখনও কোম্পানির চেকগুলিতে স্বাক্ষর করতে পারত।

  • কর্মীদের হাতে চেক। যেখানে সম্ভব, সরাসরি কর্মীদের হাতে চেক। এটি করা এমন এক ধরণের জালিয়াতি প্রতিরোধ করে যেখানে একজন বেতন-পিকর কেরানির দ্বারা ভূত কর্মচারীর জন্য একটি চেক তৈরি হয় এবং চেককে পকেট দেয়। এটি যদি নিয়ন্ত্রণের পক্ষে খুব অকার্যকর হয় তবে মাঝে মধ্যে ভিত্তিতে চেকগুলি নিজে হাতে বিতরণ করার বিষয়টি বিবেচনা করুন।

  • অবিসংবাদিত বেতনচুলগুলি লক আপ করুন। আপনি যদি সরাসরি কর্মীদের বেতন-চেক প্রদান করে থাকেন এবং কেউ উপস্থিত নাও থাকেন, তবে তাদের চেকটি সুরক্ষিত স্থানে লক করুন। এই জাতীয় একটি চেক অন্যথায় চুরি এবং ক্যাশ হতে পারে।

  • ম্যাচের ঠিকানাগুলি। যদি সংস্থাটি তার কর্মীদের চেকগুলি মেইল ​​করে থাকে তবে চেকের ঠিকানাগুলি কর্মচারীর ঠিকানায় মেলে। যদি একাধিক চেক একই ঠিকানায় চলে যায় তবে এটির কারণ হতে পারে যে কোনও বেতনভোগী কেরানি তার ভুয়া কর্মীদের জন্য অবৈধ অর্থ প্রদান বা তার ঠিকানায় পাঠাচ্ছেন।

  • অ্যাকাউন্টে প্যারোল পরীক্ষা করা। আপনার পৃথক চেকিং অ্যাকাউন্ট থেকে কর্মচারীদের অর্থ প্রদান করা উচিত এবং এই অ্যাকাউন্টটি কেবলমাত্র অর্থ প্রদানের পরিমাণে ফান্ড করা উচিত। এটি করা কাউকে প্রতারণামূলকভাবে বিদ্যমান পেচেকের পরিমাণ বাড়াতে বা সম্পূর্ণ নতুন তৈরি করা থেকে বাধা দেয়, যেহেতু অ্যাকাউন্টে তহবিলগুলি পরিবর্তিত চেকের জন্য যথেষ্ট পরিমাণে প্রদান করবে না।

আপনি দেখতে পাবেন যে বেশ কয়েকটি নিয়ন্ত্রণ একে অপরকে চাপ দেয়, যাতে একাধিক নিয়ন্ত্রণের ফলে ওভারল্যাপিং প্রভাব থাকে। এই ক্ষেত্রে, আপনি অন্যান্য নিয়ন্ত্রণগুলি ক্ষতির ঝুঁকি হ্রাস করতে পারে তা জেনে আপনি কয়েকটি নিয়ন্ত্রণে নিরাপদে অপসারণ করতে সক্ষম হতে পারেন।