ভাউচার সংজ্ঞা
একটি ভাউচার একটি অভ্যন্তরীণ নথি যা সরবরাহকারীর দায়বদ্ধতার অর্থ প্রদানের বর্ণনা এবং অনুমোদন দেয়। এটি ম্যানুয়াল পেমেন্ট সিস্টেমে সর্বাধিক ব্যবহৃত হয়, যেখানে এটি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার অংশ। একটি ভাউচারে সাধারণত নিম্নলিখিত তথ্য থাকে:
সরবরাহকারীর পরিচয় নম্বর
দিতে হবে পরিমাণ
যে তারিখে অর্থ প্রদান করা উচিত
দায় রেকর্ড করার জন্য অ্যাকাউন্টগুলি চার্জ করা হবে
যে কোনও প্রারম্ভিক পেমেন্ট ছাড়ের শর্তাদি
একটি অনুমোদনের স্বাক্ষর বা স্ট্যাম্প
ভাউচার তথ্য একটি প্যাকেটে একত্রিত করা যেতে পারে, যেখানে সরবরাহকারী চালানের সাথে প্রাপ্তি, প্রাপ্তির প্রমাণ এবং ক্রয়ের আদেশের সাথে প্রাথমিক ভাউচার নথিটি সংযুক্ত থাকে। এই প্যাকেটটি সম্পর্কিত দস্তাবেজগুলিকে এক জায়গায় রাখার জন্য কার্যকর এবং পরিশোধযোগ্য লেনদেনের ন্যায্যতা ও নিরীক্ষণ উভয়ই সহজ করে তোলে।
সরবরাহকারীর কাছ থেকে চালান প্রাপ্তির পরে একটি ভাউচার তৈরি করা হয়। যখন সরবরাহকারীকে চেক বা বৈদ্যুতিন অর্থ প্রদান করা হয় তখন এটি "প্রদত্ত" স্ট্যাম্প করা হয় এবং কোনও সমর্থনকারী নথি সহ সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়।
যদি ভাউচারগুলি সমস্ত প্রদেয় খেলোয়াড়ের জন্য ব্যবহার করা হয়, তবে বকেয়া পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্টের মোট পরিমাণ নির্ধারণের জন্য তাদের মোট সংগ্রহ করা যেতে পারে। কোনও কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে এই ফাংশনটির প্রয়োজন নেই, যেখানে পরিবর্তে বয়স্ক বকেয়া রিপোর্টগুলি ব্যবহৃত হয়।
যখন কোনও দায় কেবল অর্জিত হয় (তখন যা সরবরাহকারী চালানের অনুপস্থিতিতে) একটি ভাউচার তৈরি হয় না। এছাড়াও, ভাউচারগুলি বেতনভিত্তিক প্রক্রিয়াতে ব্যবহৃত হয় না।
