ব্যাংক পুনর্মিলন প্রক্রিয়া

ব্যাংক মিলনের প্রক্রিয়াটি একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের জন্য অভ্যন্তরীণ এবং ব্যাঙ্কের রেকর্ডগুলির সাথে তুলনা করা এবং দুটিকে সারিবদ্ধ করার জন্য প্রয়োজনীয় অভ্যন্তরীণ রেকর্ডগুলি সমন্বিত করে। কোনও সংস্থার রেকর্ডকৃত নগদ ব্যালান্স সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য এটি করা হয়। ব্যাংক পুনর্মিলন প্রক্রিয়া সাধারণত অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজে ব্যাংক মিলন মডিউল দিয়ে সম্পন্ন হয়। এই ঘটনাটি ধরে নিলে, ব্যাংক পুনর্মিলনকে সম্পূর্ণ করার জন্য এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

  1. ব্যাঙ্কের রেকর্ড অ্যাক্সেস করুন। সংস্থার নগদ অ্যাকাউন্টের জন্য ব্যাংক দ্বারা প্রদত্ত অন-লাইন ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টটি অ্যাক্সেস করুন (সম্ভবত এটির পরীক্ষার অ্যাকাউন্ট)।

  2. অ্যাক্সেস সফটওয়্যার। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটিতে ব্যাংক পুনর্মিলন মডিউল অ্যাক্সেস করুন।

  3. অপ্রত্যাশিত চেকগুলি আপডেট করুন। ব্যাংক পুনর্মিলন মডিউলের চেক বিভাগে যান। সিস্টেমটি অপ্রত্যাশিত চেকগুলির একটি তালিকা প্রদর্শন করবে। ব্যাঙ্কের বিবৃতিতে তালিকাভুক্ত চেকগুলির যে তালিকাটি ব্যাংককে সাফ করেছে, তার বিপরীতে চেকগুলির এই তালিকার সাথে মেলে। ব্যাঙ্কের পুনর্মিলন মডিউলে, সমস্ত চেক পতাকা মুছে ফেলেছে যা ব্যাংক সাফ করেছে। নিম্নলিখিত বিষয়গুলি উঠতে পারে:

    • যদি ব্যাংকের দ্বারা সাফ হওয়া হিসাবে রেকর্ডকৃত কোনও চেক ব্যাংক বিবৃতিতে সংস্থাটির রেকর্ডের চেয়ে বিভিন্ন পরিমাণে তালিকাভুক্ত থাকে তবে চেকের পরিমাণটি যাচাই করতে ব্যাংকের ওয়েবসাইটে পোস্ট করা চেক চিত্রটিতে অ্যাক্সেস করুন। যদি সংস্থাটি এটি ভুলভাবে রেকর্ড করে, তবে চেকের পরিমাণটি ব্যাংকের দ্বারা রেকর্ড করা পরিমাণের সাথে মেলে একটি সমন্বয়কারী এন্ট্রি করুন।

    • মুছে ফেলা হিসাবে ব্যাংকের রেকর্ডকৃত কোনও চেক যদি ব্যাংক কর্তৃক ভুলভাবে তালিকাভুক্ত থাকে তবে ব্যাংকের সাথে যোগাযোগ করুন এবং তাদের ত্রুটির ডকুমেন্টেশন প্রেরণ করুন। ব্যাংক এবং রেকর্ডকৃত পরিমাণের মধ্যে এই পার্থক্যটি ব্যাংক তার রেকর্ড সামঞ্জস্য করার সময় অবধি থাকবে। এর মধ্যে, পার্থক্যটি একটি মিলনকারী আইটেম হবে।

  4. ট্রানজিটে আমানত আপডেট করুন। ব্যাংক পুনর্মিলন মডিউলটির আমানত বিভাগে যান। সিস্টেমটি ট্রানজিটে আমানতের একটি তালিকা প্রদর্শন করবে। ব্যাংকের বিবৃতিতে তালিকাভুক্ত, আমানত যে মুছে ফেলা হয়েছে তার তালিকার বিপরীতে এই আমানতগুলি মেলে। ব্যাঙ্কের পুনর্মিলন মডিউলে, সমস্ত আমানতকে পতাকাঙ্কিত করুন যা ব্যাংক সাফ করেছে। নিম্নলিখিত বিষয়গুলি উঠতে পারে:

    • ব্যাংকটি এমন কিছু আমানত রেকর্ড করেছে যা সংস্থা রেকর্ড করে নি। যদি তা হয় তবে কে চেকটি দিয়েছে এবং এটির পরিমাণ তা যাচাই করতে ব্যাঙ্কের ওয়েবসাইটে পোস্ট করা চেক চিত্রটিতে অ্যাক্সেস করুন। এই আমানত কোম্পানির রেকর্ডে রেকর্ড করুন।

    • সংস্থাটি এমন কিছু আমানত রেকর্ড করেছে যা ব্যাংক দ্বারা রেকর্ড করা হয়নি। এটি পর্যাপ্ত তহবিলের পরিস্থিতির কারণে বা ব্যাংক বিদেশী চেক গ্রহণ না করার কারণে হতে পারে। এই আমানতগুলি আইটেমগুলির মধ্যে সমন্বয় সাধন করবে যতক্ষণ না সংস্থাটি ব্যাংকটিকে তাদের জমা দেওয়ার জন্য রাজি করতে পারে বা জমা দেওয়া চেকগুলিকে নগদে রূপান্তর করতে বিকল্প উপায় খুঁজে পায়। এটি কোম্পানির রেকর্ডগুলিতে এই জমা থাকা আইটেমগুলির বিপরীতেরও প্রয়োজন হতে পারে।

  5. নতুন ব্যয় প্রবেশ করুন। অ্যাকাউন্টের বিরুদ্ধে ব্যাংক রেকর্ড করে এমন কোনও ব্যয় আইটেম সংস্থার রেকর্ডে ব্যয় হিসাবে প্রবেশ করুন। এই ধরনের ব্যয়ের উদাহরণগুলি:

    • পর্যাপ্ত তহবিলের ফি নেই। জমা দেওয়া (বা জারি করা) যে পরিমাণ চেকের জন্য ইস্যুকারীর পর্যাপ্ত তহবিল ছিল না তার জন্য এই সংস্থাকে ফি নেওয়া হয়।

    • মুদ্রণ ফি পরীক্ষা করুন। সংস্থাটি যখন ব্যাঙ্কের মাধ্যমে নতুন চেক স্টক অর্ডার করে তখন এই ফি নেওয়া হয়।

    • সেবা ফি। ব্যাংক চেক প্রসেসিং, আমানত প্রক্রিয়াকরণ, সরাসরি আমানত প্রদানের অর্থ প্রদান এবং ওয়্যার ট্রান্সফার জারি করা এবং প্রাপ্ত (যেমন উত্তোলন ফি হিসাবে পরিচিত) এর মতো আইটেমগুলির জন্য ফি নেবে।

  6. ব্যাংক ব্যালেন্স প্রবেশ করান Enter। ব্যাংক সমঝোতা মডিউলে প্রবেশ করুন নগদ ব্যালেন্সের সমাপ্তি বিবরণীতে উল্লেখ করা হয়েছে।

  7. পুনর্মিলন পর্যালোচনা। সফ্টওয়্যারটির এখন নির্ধারিত চেক এবং ট্রানজিটে আমানতের মতো কোনও মিলনকারী আইটেমের সাথে সংস্থা ও ব্যাংক কর্তৃক রেকর্ড করা শেষ নগদ ব্যালেন্সের কোনও পার্থক্য উপস্থিত করা উচিত। যদি কোনও অনির্ধারিত পুনরায় মিলিত আইটেম না থাকে তবে ব্যাঙ্কের পুনর্মিলন মুদ্রণ করুন এবং এটি সংরক্ষণ করুন।

  8. তদন্ত চালিয়ে যান। যদি কোনও অনির্ধারিত পুনরায় মিলিত আইটেম থাকে তবে সবেমাত্র উল্লিখিত ব্যাংক পুনর্মিলন প্রক্রিয়া পদক্ষেপগুলি পর্যালোচনা করুন। যদি এখনও কোনও অনিবন্ধিত বৈকল্পিকতা থাকে তবে পূর্ববর্তী সময়কালের জন্য ব্যাংক পুনর্মিলনীতে ফিরে যান এবং দেখুন কোনও পূর্ববর্তী সময়ে বৈকল্পিকতা উত্থাপিত হয়েছে কিনা। যদি তা হয় তবে পার্থক্যটি সনাক্ত করতে পূর্ববর্তী সময়গুলি তদন্ত করুন।

  9. অনাদায়ী আইটেমগুলির জন্য সামঞ্জস্য করুন। বাকী পার্থক্য যদি অবিরাম হয় তবে অতিরিক্ত তদন্তের ক্রিয়াকলাপে সময় ব্যয় না করে সংস্থার বইয়ের পার্থক্য রেকর্ড করা গ্রহণযোগ্য হতে পারে।

ব্যাংক পুনর্মিলন প্রক্রিয়াটি শেষ করতে প্রয়োজনীয় পরিমাণের পরিপ্রেক্ষিতে কিছু সংস্থাগুলি দৈনিক পুনর্মিলন চালিয়ে পিরিয়ড-এন্ড ক্লোজিং প্রক্রিয়াতে এর প্রভাব হ্রাস করার চেষ্টা করে। এটি করার মাধ্যমে, মাসের শেষে কোনও অবশিষ্ট পুনরায় মিলন আইটেমগুলি এত ছোট যে এগুলি কয়েক মিনিটের মধ্যে শেষ করা যায়।