অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ডিজাইন

অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ডিজাইন

অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি মূলত ব্যবসায়ের লেনদেন সম্পর্কিত তথ্যের একটি ডাটাবেস। একটি ডাটাবেসের প্রাথমিক ব্যবহার তথ্যের উত্স হিসাবে, সুতরাং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি এমনভাবে ডিজাইন করা দরকার যা প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহের জন্য ব্যয়বহুল। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ডিজাইনের মূল বিষয়গুলি নিম্নরূপ:

  • একক বা ডাবল প্রবেশ। একটি খুব ছোট ব্যবসা কেবল তার চেকবুকে নগদ প্রাপ্তি এবং অর্থ প্রদান রেকর্ড করে পরিচালনা করে। এটি একটি একক প্রবেশ ব্যবস্থা হিসাবে পরিচিত, এবং কেবলমাত্র তখনই পর্যাপ্ত হয় যখন কোনও ব্যবসায়ীর মালিকানাধীন সম্পদ এবং দায়বদ্ধতার পরিমাণ সম্পর্কে জানতে আগ্রহী না হয়। একক প্রবেশ ব্যবস্থা অত্যন্ত সরল, তবে পর্যাপ্ত হতে পারে। ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমটি কেবল বিক্রয় এবং ব্যয়ই নয়, সম্পদ, দায়বদ্ধতা এবং শেয়ারহোল্ডারদের ইক্যুইটি রেকর্ড করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে এবং তাই যথেষ্ট পরিমাণে আরও তথ্য সরবরাহ করে। ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমে লেনদেন রেকর্ড করতে আরও দক্ষতার প্রয়োজন হয় এবং এটি সমস্ত বৃহত সংস্থার দ্বারা ব্যবহৃত হয়।

  • নগদ বা অর্জনের ভিত্তিতে। অ্যাকাউন্টিংয়ের নগদ ভিত্তি কেবল নগদ প্রাপ্তি বা ব্যয় হিসাবে লেনদেনের রেকর্ড করে, যখন আদায় ভিত্তিতে নগদ পরিবর্তন নির্বিশেষে লেনদেনগুলি রেকর্ড করা হয় যখন তাদের স্বীকৃতি দেওয়া উচিত। সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিং নীতিমালা বা আন্তর্জাতিক আর্থিক প্রতিবেদনের স্ট্যান্ডার্ডগুলির মতো অ্যাকাউন্টিং ফ্রেমওয়ার্কগুলির সাথে সম্মতি অর্জনের জন্য আয়ের ভিত্তিটি প্রয়োজন। আপনি যদি ভবিষ্যতে নিরীক্ষিত আর্থিক বিবৃতি প্রয়োজন বলে আশা করেন তবে অ্যাকাউন্টিংয়ের আধিকারিক ভিত্তিটি ব্যবহার করুন।

  • অ্যাকাউন্ট কোড কাঠামো। অ্যাকাউন্ট কোড কাঠামো হ'ল সংখ্যার বা বর্ণানুক্রমিক উপাধি যা প্রতিটি অ্যাকাউন্টে তথ্য সংরক্ষণ করা হয়। একটি দীর্ঘ অ্যাকাউন্ট কোড, যেমন সাত বা ততোধিক সংখ্যার একটি সহ, নির্দিষ্ট রেকর্ড রক্ষার জন্য দুর্দান্ত মঞ্জুরি দেয়। তবে এটি বজায় রাখার জন্য আরও কাজ করা দরকার এবং ভুল অ্যাকাউন্টগুলিতে তথ্য ভুলভাবে কোডড হয়ে যাওয়ার ঝুঁকি রয়েছে। সুতরাং, অ্যাকাউন্ট কোড কাঠামোর জটিলতা (অর্থাত্ দৈর্ঘ্য) সর্বনিম্ন রাখাই ভাল is ক্ষুদ্রতর সংস্থাগুলি তথ্যের রেকর্ডিংয়ের জন্য একটি তিন-অঙ্কের অ্যাকাউন্ট কোড কাঠামো হিসাবে যথেষ্ট যথেষ্ট খুঁজে পেতে পারে, যখন বৃহত্তর, বহু-বিভাগীয় সংস্থাগুলিকে যথেষ্ট জটিল কোড স্ট্রাকচারের প্রয়োজন হতে পারে।

  • অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা হয়েছে। কোন অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে তা আপনাকে অবশ্যই সিদ্ধান্ত নিতে হবে। সর্বনিম্ন (দ্বিগুণ প্রবেশের জন্য) সিস্টেমের জন্য আপনার নগদ, অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য, ইনভেন্টরি, স্থির সম্পদ, পরিশোধযোগ্য অ্যাকাউন্ট, উপার্জিত দায়বদ্ধতা, ইক্যুইটি, আয়, বিক্রয়কৃত পণ্যগুলির ব্যয় এবং প্রশাসনিক ব্যয়ের জন্য অ্যাকাউন্টগুলির প্রয়োজন হবে। যাইহোক, এমনকি একটি ছোট ব্যবসায়ও এর ক্রিয়াকলাপের পর্যাপ্ত নজর রাখার জন্য এই সংখ্যার অ্যাকাউন্টগুলির কয়েকগুণ বেশি প্রয়োজন। বিশেষত ব্যয়গুলি আরও নিবিড়ভাবে পরীক্ষা করার জন্য সম্ভবত বিভিন্ন ব্যয় অ্যাকাউন্ট রক্ষণাবেক্ষণ করা প্রয়োজন।

  • বিভাগীয় প্রতিনিধিত্ব। বৃহত্তর ব্যবসায় অ্যাকাউন্টের একটি মানক সেট গ্রহণ করতে পারে এবং এর প্রতিটি সহায়ক সংস্থার জন্য তাদের প্রতিলিপি করতে পারে। এটি পৃথক পণ্যের লাইন বা সুবিধার জন্যও প্রয়োজনীয় হতে পারে। সূক্ষ্ম ধরণের বিবরণের এই স্তরটি বিশেষত যখন সাধারণ কোনও ব্যবসায় যখন কোনও ক্রিয়াকলাপ ভিত্তিক ব্যয়বহুল ব্যবস্থা পরিচালনা করে তখন সাধারণ।

  • রিপোর্ট। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে সঞ্চিত তথ্য অবশ্যই প্রতিবেদনের সিস্টেমে একত্রিত করতে হবে যা আর্থিক ফলাফল এবং ব্যবসায়ের অবস্থান উপস্থাপন করতে বা আর্থিক ফলাফলের আরও নির্দিষ্ট প্রতিবেদন সরবরাহ করতে ব্যবহৃত হয়। এই ব্যবসায়ের অনেকগুলি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলির সাথে প্রিপেইকেজড, যদিও কোনও ব্যবসায়ের বিশেষ প্রয়োজন হতে পারে যা কাস্টম-ডিজাইন করা প্রতিবেদনের জন্য কল করে।

  • পদ্ধতিগুলি। কোনও স্থানে প্রক্রিয়াগুলির সেট না করা পর্যন্ত অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি কার্যকর হয় না যা ব্যবহারকারীদের দেখায় যে সিস্টেমটি কীভাবে পরিচালিত হবে। এই পদ্ধতির আরও সাধারণ সাধারণত কিছু বিশদে ডকুমেন্ট করা হয় এবং আনুষ্ঠানিক প্রশিক্ষণ সেশনের মাধ্যমে কর্মীদের দেওয়া হয় through

  • নিয়ন্ত্রণ। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি নিয়মিতভাবে পরিচালনা করে তা নিশ্চিত করার জন্য অ্যাকাউন্টিং নিয়ন্ত্রণের একটি সংখ্যা প্রয়োজন। এই নিয়ন্ত্রণগুলি সংস্থার সাথে সুনির্দিষ্ট হবে এবং প্রতিষ্ঠানের নিয়ন্ত্রণের সেটটি ব্যবসায়ের কার্যক্রমের জন্য উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করতে সংস্থার নিরীক্ষক বা বাইরের পরামর্শকের অংশগ্রহণের আহ্বান জানাতে পারে।

সবেমাত্র উল্লিখিত সমস্যাগুলির মধ্যে অনেকগুলি এতটাই মৌলিক যে আপনাকে অবশ্যই শুরু থেকেই এগুলি গ্রহণ করা উচিত, বা পরবর্তী সময়ে সমস্ত অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি পুনর্নির্মাণ করার ঝুঁকিতে পড়তে হবে যা প্রয়োজন পরিবর্তনগুলি সামঞ্জস্য করতে। বিশেষত, তাত্ক্ষণিকভাবে একটি ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং সিস্টেম এবং অর্থগ্রহণের অ্যাকাউন্টিং গ্রহণ করা ভাল।